Laadukkaita hankintoja avoimesti ja kustannustehokkaasti

Miksi julkisia hankintoja säädellään? Ytimessä on laadukkaiden hankintojen tekeminen järkevään hintaan, terveen kilpailun tukeminen ja avoin markkinoille pääsy. Jos hankintalainsäädäntöä ei olisi, kaupankäynti olisi altis korruptiolle – kärjistetysti avoimuus vs. maan tapa. Käsi ylös, kuka todella kannattaa jälkimmäistä?

Kisa lyhyt, sopimus pitkä

Julkisen hankinnan kilpailutus on ohikiitävä hetki sopimuskauteen verrattuna. Kilpailutuksella pedataan yhteistyö vuosiksi – palvelua saatetaan ostaa neljäksi vuodeksi, ehkä pidempäänkin ja laitehankintojen kanssa on elettävä vuosia, rakennusurakoista puhumattakaan. Urakkakohteen suunniteltu käyttöikä saattaa olla 50 tai jopa 100 vuotta! Ajattele, yhdellä kilpailutuksella on löydettävä kumppani, jonka hoidettavaksi palvelun tohtii huoleti antaa vuoksiksi tai jonka toteutusta jaksaa…

Tarjoaja, ilmoita referenssit

Lähes varmasti julkiseen hankintaan osallistuvalta tarjoajalta edellytetään vastaavaa aiempaa kokemusta, referenssejä. Ilmoita ne prikulleen ostajan pyytämällä tavalla. Tähän on tärkeä syy – puutteellisesti ilmoitettu referenssi johtaa pahimmillaan tarjoajan sulkemiseen pois tarjouskilpailusta, kilpailu päättyy omalla kohdalla siihen.

Tarjous sitoo!

Julkiset hankinnat on siitä jännä bisnes, että tarjouskilpailussa annettu tarjous sitoo. Kun määräaika tarjousten jättämiselle päättyy, tarjousta ei voi perua. Tarjoaja ei voi yksipuolisesti vetäytyä kisasta. Meillä on oikeuskäytäntöä, jossa voittanut tarjoaja on vetäytymisensä jälkeen velvoitettu korvaamaan hintaero toiseksi tulleeseen tarjoukseen. Tästä seuraa pari asiaa.

Alihankkijat, voimavarat ja ryhmittymänä tarjoaminen – mitä eroa näillä on?

Julkiseen hankintaan on mahdollista osallistua yksin tai porukalla omien yhteistyökumppaneiden kanssa. Tarjoaja voi käyttää alihankkijoita, vedota näiden voimavaroihin tai osallistua ryhmittymänä. Mitä eroa näillä on?

Valitus markkinaoikeudelle

Hankintapäätös on tehty, eikä se mennyt nappiin. Hankintaoikaisua järeämpi keino on markkinaoikeudelle tehtävä valitus, eli virheellisen ratkaisun saattaminen tuomioistuimen tutkittavaksi. Markkinaoikeusvalituksen voi tehdä kansallisissa ja EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Tästä jaottelusta riippuvat myös markkinaoikeuden käytettävissä olevat keinot.

Ole valontuoja – vastalauseet hankinnoista harmistuville

Julkiset hankinnat eivät ehkä yllä siihen arvostukseen ja säkenöintiin, joka niille asian merkittävyyden vuoksi kenties kuuluisi. Muutetaan asenteita puhumalla itse hankinnoista hyvää! Miten se tehdään? Tässä vastalauseet hankintalaista harmistuville.

Mitä hankintalaki edellyttää yrityksiltä?

Mitä hankintalaki edellyttää julkiseen hankintaan osallistuvilta tarjoajilta? Ei paljoa. Ja kas, tässä yksi keskeinen syy, miksi toiset ostajat onnistuvat siinä missä toiset epäonnistuvat. Yksi hankinnan kriittisimmistä vaiheista on kilpailutukseen osallistuvia ehdokkaita ja tarjoajia koskevien vaatimusten määrittely (ns. soveltuvuusvaatimusten asettaminen).

Valitse neuvottelumenettely – kolmen V:n muistisääntö

Onnistunut hankinta edellyttää yhteistyötä, keskustelua. Neuvottelumenettely tarjoaa siihen hyvät puitteet. Laissa säädetään neuvottelumenettelyn käyttöedellytyksistä, ne on käytännössä helppo täyttää – harvassa ovat hankinnat, joissa hankintayksikön tarpeet voidaan täyttää olemassa olevia ratkaisuja mukauttamatta. Koska neuvottelumenettely sitten kannattaa valita? Heitän tähän ”kolmen V:n” muistisäännön – volyymi, viestintä ja vtutus.

Sidosyksikköhankinnat

Hankintayksikön ei tarvitse kilpailuttaa hankintoja, jotka se tekee niin kutsutulta sidosyksiköltään. Helppoa, ja syy sidosyksikköasemaan vetoamisen suosiolle – erään tutkimuksen mukaan in house -yhtiöiltä tehtävien hankintojen arvo on Suomessa jopa 15 miljardia euroa vuodessa. Jos Hilman kautta kilpailutetaan vuosittain hankintoja noin 35 miljardin arvosta, sidosyksikköostoja tehdään siis melkoisesti. Mikä oikein on sidosyksikkö?

Julkiset hankinnat ovat vastuullisia, vihreitä, paikallisia…

Julkiset hankinnat ovat juuri sellaisia, minkälaisiksi hankintayksikkö ne tekee. Hankinnoissa on mahdollista huomioida ostajalle tärkeitä arvoja, kuten vastuullisuutta, ympäristönäkökohtia, jopa paikallisuutta. Olen kirjoittanut Hankintaturistia pian kuusi vuotta ja vuosien varrelle mahtuu useampikin kirjoitus arvoperusteisista hankinnoista.

Julkinen hankinta onnistuu, jos niin haluaa

Onnistunut julkinen hankinta on yhtä kuin aito tarjouskilpailu, laadukkaat tarjoukset ja hyvä sopimuskausi. Parhaimmillaan hankinta kehittyy yhteistyön myötä ja kaikkia hymyilyttää. Väitän, että julkiset hankinnat onnistuvat, jos ostaja niin haluaa. Miten se on mahdollista? Tässä tärkeimmät oivallukseni.

Vastaa