Julkiset hankinnat koskettavat meitä kaikkia
Aurattuja katuja, kirjaston kirjoja, päivähoitoa, koulukuvauksia, palvelutaloja, rokotteita, ambulanssikuljetuksia, siltoja, vesitorneja, tietöitä, jäänmurtajia, it-järjestelmiä, pehmopapereita, adventtikynttilöitä kirkossa… Julkiset hankinnat koskettavat meitä kaikkia. Kaikki julkisen sektorin ostamat tavarat, selvitykset, kaikki palvelujen ulkoistukset ja kaikki muu kuin omana työnä tehtävä rakennushankkeiden urakointi ovat julkista hankintaa. Julkinen sektori – käytännössä siis kunnat, valtio, näiden omistamat yhtiöt ja liikelaitokset,…
Laadukkaita hankintoja avoimesti ja kustannustehokkaasti
Miksi julkisia hankintoja säädellään? Ytimessä on laadukkaiden hankintojen tekeminen järkevään hintaan, terveen kilpailun tukeminen ja avoin markkinoille pääsy. Jos hankintalainsäädäntöä ei olisi, kaupankäynti olisi altis korruptiolle – kärjistetysti avoimuus vs. maan tapa. Käsi ylös, kuka todella kannattaa jälkimmäistä? Miten julkisia hankintoja sitten pitäisi tehdä? Hankintalain alussa on nimenomainen säännös lain tavoitteista – ja aika monta…
Hankintalakeja on kolme
Tiesitkö, että julkisia hankintoja säätelee itse asiassa kolme eri lakia, ja että hankintojen sääntely on vanhaa perua? Tai että oikeus osallistua julkisiin hankintoihin koskee vain tiettyjen maiden yrityksiä ja toimijoita? Merkittävin hankintasäännös, se, johon tavanomaisesti viitataan, kun puhutaan hankintalaista, on viralliselta nimeltään laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista. Sitä on noudatettava, kun hankinnan ennakoitu arvo ylittää…
Hankintalaki on kuin liikennesäännöt ja fiksu ostaja loistokuski
Hankintalain noudattaminen ei estä ostamasta kuraa ala-arvoiselta toimittajalta. Yhtä hyvin on mahdollista tehdä onnistuneita hankintoja lain soveltamisesta huolimatta. Päivän fakta: Hankintalaki ohjaa kilpailutusmenettelyä. Se säätelee sitä, koska lakia ylipäätään noudatetaan ja miten kilpailutus käytännössä toteutetaan – missä ilmoitus julkaistaan, kauanko on aikaa osallistua, miten tarjouksen voi jättää ja millä edellytyksillä saa osallistua; kuinka voittaja valitaan…
Kisa lyhyt, sopimus pitkä
Julkisen hankinnan kilpailutus on ohikiitävä hetki sopimuskauteen verrattuna. Kilpailutuksella pedataan yhteistyö vuosiksi – palvelua saatetaan ostaa neljäksi vuodeksi, ehkä pidempäänkin ja laitehankintojen kanssa on elettävä vuosia, rakennusurakoista puhumattakaan. Urakkakohteen suunniteltu käyttöikä saattaa olla 50 tai jopa 100 vuotta! Ajattele, yhdellä kilpailutuksella on löydettävä kumppani, jonka hoidettavaksi palvelun tohtii huoleti antaa vuoksiksi tai jonka toteutusta jaksaa…
Hankinnat löytyvät Hilmasta
Kaikki julkiset hankinnat julkaistaan Hilmassa, valtiovarainministeriön ylläpitämässä ilmoituskanavassa osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi. Tai no, jos ihan tarkkoja ollaan, lain kynnysarvojen alle jääviä pienhankintoja ei tarvitse julkaista Hilmassa (mutta voi kyllä, kiitos Hilman uudistuksen), myöskään suorahankinnoista ei aina ilmoiteta Hilmassa, EU-kynnysarvon ylittävät suunnittelukilpailut eivät ole Hilmassa, eikä järjestelmästä löydä hankintayksikön omilta yhtiöiltään tekemiä nk. sidosyksikköhankintoja. Mutta nämä ovat…
Tarjoaja, ilmoita referenssit
Lähes varmasti julkiseen hankintaan osallistuvalta tarjoajalta edellytetään vastaavaa aiempaa kokemusta, referenssejä. Ilmoita ne prikulleen ostajan pyytämällä tavalla. Tähän on tärkeä syy – puutteellisesti ilmoitettu referenssi johtaa pahimmillaan tarjoajan sulkemiseen pois tarjouskilpailusta, kilpailu päättyy omalla kohdalla siihen. Jos ostaja pyytää kuvailemaan, miten referenssi täyttää ostajan vaatimukset, kuvaile. Asettaudu ostajan asemaan ja kerro miten referenssi on relevantti.…
Tarjous sitoo!
Julkiset hankinnat on siitä jännä bisnes, että tarjouskilpailussa annettu tarjous sitoo. Kun määräaika tarjousten jättämiselle päättyy, tarjousta ei voi perua. Tarjoaja ei voi yksipuolisesti vetäytyä kisasta. Meillä on oikeuskäytäntöä, jossa voittanut tarjoaja on vetäytymisensä jälkeen velvoitettu korvaamaan hintaero toiseksi tulleeseen tarjoukseen. Tästä seuraa pari asiaa. Tärkein: tutustu tarjouspyyntöön perusteellisesti ja kysy kaikki seikat, joissa on…
Alihankkijat, voimavarat ja ryhmittymänä tarjoaminen – mitä eroa näillä on?
Julkiseen hankintaan on mahdollista osallistua yksin tai porukalla omien yhteistyökumppaneiden kanssa. Tarjoaja voi käyttää alihankkijoita, vedota näiden voimavaroihin tai osallistua ryhmittymänä. Mitä eroa näillä on? Osallistuminen yksin Tarjoaja täyttää kaikki asetetut vaatimukset itse ja osallistuu yksin. Mahdollisten alihankkijoiden käyttö sopimuskaudella Tarjoaja osallistuu kilpailutukseen yksin, mutta käyttää alihankkijoita mahdollisesti sopimuskaudella työn toteuttamiseen – jos alihankkijoiden käyttöä…
Hankintaoikaisu
Hankintapäätös on tehty, eikä se mennyt nappiin. Mitä seuraavaksi? Tarjoajat, jotka ovat osallistuneet tarjouskilpailuun, ovat oikeutettuja hakemaan päätökseen muutosta. Käytännössä keinot ovat oikaisupyynnön tekeminen hankintayksikölle tai valitus markkinaoikeudelle. Muutoksenhakuaika on 14 vuorokautta ja se alkaa hankintapäätöksen tiedoksisaannista. Sähköpostitiedoksiannolla määräaika alkaa käytännössä viestin lähetyspäivänä. Ilmoita siis ostajalle osoite, jota seurataan myös lomakaudella! Hankintaoikaisu on ostajalle tehtävä…
Valitus markkinaoikeudelle
Hankintapäätös on tehty, eikä se mennyt nappiin. Hankintaoikaisua järeämpi keino on markkinaoikeudelle tehtävä valitus, eli virheellisen ratkaisun saattaminen tuomioistuimen tutkittavaksi. Markkinaoikeusvalituksen voi tehdä kansallisissa ja EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Tästä jaottelusta riippuvat myös markkinaoikeuden käytettävissä olevat keinot. Muutoksenhakuaika on 14 vuorokautta ja se alkaa hankintapäätöksen tiedoksisaannista. Mahdollinen hankintayksikölle tehty oikaisupyyntö ei pidennä määräaikaa. Jos päätöstä ei…
Tarjouksen liikesalaisuudet, kaksiteräinen miekka
Tarjoajalla on oikeus merkitä liike- ja ammattisalaisuuksiksi katsomansa kohdat tarjouksesta luottamuksellisiksi. Tämä voi olla myös kaksiteräinen miekka. Liikesalaisuudella tarkoitetaan tietoa, jolla on taloudellista arvoa yrityksen elinkeinotoiminnassa; tieto ei ole yleisesti tunnettu ja helposti saatavilla ja yritys pyrkii itse suojaamaan tietoa. Liikesalaisuuksista säädetään tarkemmin liikesalaisuuslaissa. Julkisten hankintojen näkökulmasta asiaa säätelee julkisuuslaki. Kun hankintapäätös on tehty, tarjoukset…
Ole valontuoja – vastalauseet hankinnoista harmistuville
Julkiset hankinnat eivät ehkä yllä siihen arvostukseen ja säkenöintiin, joka niille asian merkittävyyden vuoksi kenties kuuluisi. Muutetaan asenteita puhumalla itse hankinnoista hyvää! Miten se tehdään? Tässä vastalauseet hankintalaista harmistuville. Aina halvin hinta ratkaisee, julkiset hankinnat on p*stä. Julkisia hankintoja tehdään yhteisillä varoilla, joten on perusteltua, että niissä tähdätään edulliseen hintaan. On mahdollista (jopa todennäköistä), että…
Mitä hankintalaki edellyttää yrityksiltä?
Mitä hankintalaki edellyttää julkiseen hankintaan osallistuvilta tarjoajilta? Ei paljoa. Ja kas, tässä yksi keskeinen syy, miksi toiset ostajat onnistuvat siinä missä toiset epäonnistuvat. Yksi hankinnan kriittisimmistä vaiheista on kilpailutukseen osallistuvia ehdokkaita ja tarjoajia koskevien vaatimusten määrittely (ns. soveltuvuusvaatimusten asettaminen). Paljon voidaan hankinnan kohteelta vaatia ja sopimusehtoja kirjoittaa, mutta onnistumisen kannalta keskeistä on saada oikeat tahot…
Mitä hankintalaki edellyttää hankinnan kohteelta?
Mitä hankintalaki edellyttää hankinnan kohteelta? Ei mitään. Hankintalaki ei varsinaisesti ota kantaa siihen, mitä hankinnan kohteelta vaaditaan. Laissa kyllä sanotaan, että hankinnan kohteen ominaisuudet, määritelmät ja tekniset eritelmät on ylipäätään esitettävä hankinta-asiakirjoissa. Määritelmien on mahdollistettava tarjoajille yhtäläiset mahdollisuudet osallistua kilpailuun, niillä ei saa perusteettomasti rajoittaa kilpailun syntymistä. Lisäksi kuvausten on oltava riittävän täsmällisiä. Esimerkiksi. Hankinnan…
Hinta vs. laatu
Julkisissa hankinnoissa on huomioitava laatua. Olemme tästä kaikki samaa mieltä. Näkemys keinoista, joilla laatu huomioidaan, vaihtelee. Miten se on mahdollista? Julkisessa hankinnassa tarjouskilpailun voittaja voidaan valita kolmella eri perusteella: halvimmalla hinnalla, hintaa ja laatua arvioimalla tai elinkaarikustannukset huomioimalla. Voittaja on mahdollista valita myös pelkällä laadulla eli esittämällä itse hinta, joka työstä maksetaan. Varsinainen valintaperuste on…
Valitse neuvottelumenettely – kolmen V:n muistisääntö
Onnistunut hankinta edellyttää yhteistyötä, keskustelua. Neuvottelumenettely tarjoaa siihen hyvät puitteet. Laissa säädetään neuvottelumenettelyn käyttöedellytyksistä, ne on käytännössä helppo täyttää – harvassa ovat hankinnat, joissa hankintayksikön tarpeet voidaan täyttää olemassa olevia ratkaisuja mukauttamatta. Koska neuvottelumenettely sitten kannattaa valita? Heitän tähän “kolmen V:n” muistisäännön – volyymi, viestintä ja vtutus. Volyymi Mitä suurempi hankinta euromäärältään on, sen tärkeämpää…
Olipa kerran… eli julkinen hankinta selitettynä lapselle
Mitä julkiset hankinnat ovat? Tämä postaus on kirjoitettu lapsille. Eräänä päivänä kaupungin työntekijä Hilma Puisto kuulee, että kaupungin leikkipuistoon tarvitaan uusi, iso keinu ja roskiskin pitäisi vaihtaa. Hetken Hilma miettii, kannattaako keinu ja roskis rakentaa itse, mutta nopeasti hän toteaa, ettei se ole tässä tapauksessa järkevää, vaan keinu ja roskis kannattaa ostaa. Ostamiseen Hilma tarvitsee…
Sidosyksikköhankinnat
Hankintayksikön ei tarvitse kilpailuttaa hankintoja, jotka se tekee niin kutsutulta sidosyksiköltään. Helppoa, ja syy sidosyksikköasemaan vetoamisen suosiolle – erään tutkimuksen mukaan in house -yhtiöiltä tehtävien hankintojen arvo on Suomessa jopa 15 miljardia euroa vuodessa. Jos Hilman kautta kilpailutetaan vuosittain hankintoja noin 35 miljardin arvosta, sidosyksikköostoja tehdään siis melkoisesti. Mikä oikein on sidosyksikkö? Sidosyksikköasemalle on kolme…
KKV valvoo hankintoja
Kilpailu- ja kuluttajavirasto KKV valvoo julkisia hankintoja koskevan lainsäädännön noudattamista. Valvonnan tehtävänä on varmistaa yleisen edun sekä avoimuuden ja syrjimättömyyden toteutuminen. Epämääräisestä toiminnasta voi vinkata KKV:lle myös nimettömästi. Jokainen, joka katsoo hankintayksikön menetelleen hankintalainsäädännön vastaisesti, voi tehdä KKV:lle toimenpidepyynnön. KKV voi ottaa asian tutkittavakseen myös omasta aloitteestaan. KKV:n valvontaan kuuluvia keskeisiä lainvastaisuuksia ovat kokonaan kilpailuttamatta…
Suorahankinnat
Suorahankinnat päätyvät uutisiin ja KKV:n haaviin. Koska suorahankinnan oikein saa tehdä? Lyhyt vastaus: hyvin harvoin. Suorahankinta, eli ostaminen ilman avointa kilpailutusta, on poikkeus kilpailuttamisvelvoitteesta ja sallittua vain hyvin harvoin. Hankintalain suorahankintasäännöksessä (40 §) on kahdeksankohtainen lista suorahankinnan käyttötilanteista. Lista on tyhjentävä. Kyseisen lainkohdan lisäksi suorahankinnan voi tehdä tietyin edellytyksin lisätilauksena (41 §) sekä erityistapauksessa myös…
Julkiset hankinnat ovat vastuullisia, vihreitä, paikallisia…
Julkiset hankinnat ovat juuri sellaisia, minkälaisiksi hankintayksikkö ne tekee. Hankinnoissa on mahdollista huomioida ostajalle tärkeitä arvoja, kuten vastuullisuutta, ympäristönäkökohtia, jopa paikallisuutta. Olen kirjoittanut Hankintaturistia pian kuusi vuotta ja vuosien varrelle mahtuu useampikin kirjoitus arvoperusteisista hankinnoista. Vastuullisuus julkisissa hankinnoissa: Hankinnoista duunia! -kirjoitus kertoo hankinnoilla työllistämisestä. Työllistämisehto on mahdollista huomioida hankinnassa pakollisena vähimmäisvaatimuksena tai lisäpisteinä laatuvertailussa. Jatko-osa…
Malja sinulle, hankinnan tekijä!
Vinkkejä, neuvoja, ohjeita, sääntöjä… Mutta mitä todella haluaisin sanoa julkisiin hankintoihin osallistuville tarjoajille, entä ostajille? Malja sinulle, tarjoaja! Julkisia hankintoja säädellään, jotta ostot olisivat laadukkaita, kustannustehokkaita ja kaikilla olisi avoin ja tasapuolinen pääsy markkinoille. Julkiset hankinnat ovat monelle myyjälle työläs projekti ja ostajalle vaikea rasti – yhteistyöllä kevennetään kummankin taakkaa. Julkinen sektori on hyvä referenssi…
Julkinen hankinta onnistuu, jos niin haluaa
Onnistunut julkinen hankinta on yhtä kuin aito tarjouskilpailu, laadukkaat tarjoukset ja hyvä sopimuskausi. Parhaimmillaan hankinta kehittyy yhteistyön myötä ja kaikkia hymyilyttää. Väitän, että julkiset hankinnat onnistuvat, jos ostaja niin haluaa. Miten se on mahdollista? Tässä tärkeimmät oivallukseni. Oivallus: Julkiset hankinnat ovat viestintää ja yhteistyötä Ostajan omassa organisaatiossa yhteistyön on oltava saumatonta hankinnan substanssiosaajan ja kilpailutuksen…