Lähes varmasti julkiseen hankintaan osallistuvalta tarjoajalta edellytetään vastaavaa aiempaa kokemusta, referenssejä. Ilmoita ne prikulleen ostajan pyytämällä tavalla. Tähän on tärkeä syy – puutteellisesti ilmoitettu referenssi johtaa pahimmillaan tarjoajan sulkemiseen pois tarjouskilpailusta, kilpailu päättyy omalla kohdalla siihen.

Jos ostaja pyytää kuvailemaan, miten referenssi täyttää ostajan vaatimukset, kuvaile. Asettaudu ostajan asemaan ja kerro miten referenssi on relevantti. Jos referenssi on kuvattu liian ylimalkaisesti, saattaa nimittäin olla, ettei ostaja edes pyydä tarkempia tietoja – täsmennyksen pyytäminen on lähtökohtaisesti ostajan oikeus, ei velvollisuus.

Ilmoita kaikki tiedot heti, kun niitä pyydetään.

Jos referenssi on liike- ja ammattisalaisuus, merkitse tarjoukseen tieto siitä, mutta ilmoita nämä luottamuksellisetkin tiedot ostajalle. Kaikenlaiset merkinnät kuten “referenssi on salainen ja ilmoitetaan pyydettäessä” johtavat automaattisesti referenssin hylkäämiseen. Jotta ostajalla ylipäätään olisi mahdollisuus pyytää tarkennuksia annettuihin tietoihin, referenssin on oltava yksilöitävissä. Jos tarjoaja ei ole ilmoittanut mitään, täsmennystäkään ei voi pyytää, edes halutessaan. Uusien referenssien esittäminen ja lisääminen jälkikäteen on kielletty, sillä se rikkoo tarjoajien tasapuolisen kohtelun vaatimusta.

Referenssi voi toki olla liike- ja ammattisalaisuus, mutta se on siitä huolimatta esitetettävä ostajalle. Jos firmalla ei kerta kaikkiaan ole referenssiä, jonka saa esittää ostajalle, kilpailutukseen ei kannata osallistua.

Omalla pöydällä on tälläkin hetkellä referenssilomake, josta ilmenee pelkkä tilaajan nimi. Toimeksiantoa, tehtävien sisältöä, ajankohtaa, referenssin arvoa tai mitään muutakaan työtä yksilöivää ei ole ostajan pyynnöstä huolimatta esitetty. Tiedättekin jo, miten tässä käy.

 

Edit klo 10.55: Jos referenssivaatimus on ihan mahdoton, ota yhteyttä ostajaan! Toisin sanoen, älä milloinkaan jätä pyydettyjä referenssitietoja täyttämättä, vaan ehdota referenssiin tarvittaessa muutoksia ennen tarjouksen jättämistä.