Kisa lyhyt, sopimus pitkä

Kisa lyhyt, sopimus pitkä

Julkisen hankinnan kilpailutus on ohikiitävä hetki sopimuskauteen verrattuna.

Kilpailutuksella pedataan yhteistyö vuosiksi – palvelua saatetaan ostaa neljäksi vuodeksi, ehkä pidempäänkin ja laitehankintojen kanssa on elettävä vuosia, rakennusurakoista puhumattakaan. Urakkakohteen suunniteltu käyttöikä saattaa olla 50 tai jopa 100 vuotta! Ajattele, yhdellä kilpailutuksella on löydettävä kumppani, jonka hoidettavaksi palvelun tohtii huoleti antaa vuoksiksi tai jonka toteutusta jaksaa katsella sata vuotta.

Miten ihmeessä on silti mahdollista, että juuri kiire korostuu, kun kilpailutus polkaistaan käyntiin?

Moni ostaja päätyy valitsemaan avoimen menettelyn, jossa ostaja julkaisee tarjouspyynnön ja saa tarjoukset kuukaudessa. Ripeällä valmistelulla ja nopealla päätöksenteolla kilpailutus on läpiviety alle kahdessa kuukaudessa. Jos siis haluaa. Jos ostaja työstää tarjouspyyntöä rauhassa ja käy keskustelua markkinatoimijoiden kanssa ennen hankinnan varsinaista käynnistämistä, kilpailutukseen vierähtää hiukan pidempi tovi.

Kun ehdottaa keskustelua yritysten kanssa tai kannustaa käymään neuvotteluja, juuri kiire korostuu. Ei ole aikaa. Hankinnan toteuttaminen neuvottelumenettelyllä turvaa onnistumista ja kestää käytännössä puolisen vuotta. Jos pistetään töpinäksi, nelisen kuukautta riittää, mutta todennäköisesti väliin kiilaa talviloma, heinäkuu, joulu, eikä tarjousten pyytämisessä kesken lomasesongin ole järkeä – pahimmillaan ostaja saa tyyriitä tarjouksia ja valmiiksi ärsyyntyneet tarjoajat. Kuulen joskus heittoja, että tarjoajat kyllä peruvat vaikka lomansa, mutta onnistuneiden hankintojen tekeminen on yhteistyötä – yrittäjä laskee tarjousta vaikka jouluaattona, mutta se ei tarkoita, että tarjous olisi ostajan edun mukainen.

Ennakointi on myös riskien hallintaa. Keskustelun lisäksi hankinnan aloittaminen ajoissa jättää tilaa yllätyksille – kisa ehditään tarvittaessa vaikka keskeyttää ja tehdä uudelleen ennen kriittistä hetkeä. Kaikki panostus hankinnan kilpailutukseen säästää hermoja sopimuskaudella.

Fiksut ostajat näkevätkin kilpailutusvaiheen pikavoittojen yli ja tähtäävät onnistumiseen sopimuskaudella.

 

[Kirjoitus on osa laajempaa ”24 faktaa julkisista hankinnoista” -kokonaisuutta. Koko sarjan löydät täältä.]

Vastaa