Valitse neuvottelumenettely – kolmen V:n muistisääntö

Onnistunut hankinta edellyttää yhteistyötä, keskustelua. Neuvottelumenettely tarjoaa siihen hyvät puitteet. Laissa säädetään neuvottelumenettelyn käyttöedellytyksistä, ne on käytännössä helppo täyttää – harvassa ovat hankinnat, joissa hankintayksikön tarpeet voidaan täyttää olemassa olevia ratkaisuja mukauttamatta.

Koska neuvottelumenettely sitten kannattaa valita? Heitän tähän ”kolmen V:n” muistisäännön – volyymi, viestintä ja vtutus.

Volyymi

Mitä suurempi hankinta euromäärältään on, sen tärkeämpää on keskustelujen käyminen. Ymmärtäväthän tarjoajat ostajan tavoitteen? Osaahan ostaja asettaa vaatimukset ja sopimusehdot tarkoituksenmukaisella tavalla?

Kun hankinnan arvo on kymmeniä tai satoja miljoonia, harva valitsee avoimen menettelyn, ja hyvä niin. Jos neuvotteluissa onnistutaan selventämään ostajan tavoitteita ja viilaamaan sanamuotoja, tulkinnanvaraisuudet ja riskivaraukset tarjouksen laskennassa vähenevät ja säästö saatetaan laskea kymmenissä, jopa sadoissatuhansissa euroissa. Neuvottelujen käyminen kehittää hankintaa, parantaa ostajan osaamista ja tarjousten tasoa.

Viestintä

On hankintoja, jotka herättävät huomioita ja kiinnostavat laajempaa joukkoa. Etenkin monet kuntalaisiin vaikuttavat palvelut ovat juuri tällaisia; ne vaikuttavat monen arkeen ja ymmärrettävästi kiinnostavat laajaa yleisöä. Esimerkkejä tällaisista hankinnoista ovat vaikkapa sote-palvelujen ulkoistukset ja erilaiset johtosiirtourakat eli tietyöt.

Fiksu ostaja osallistaa tarjoajat ja käy keskustelua. Neuvottelujen myötä hankintaa voidaan kehittää yhdessä ja vuoropuhelulla vältetään toivottavasti suurimmat ylilyönnit.

Vtutus (anteeksi kielenkäyttöni!)

Ja sitten on hankintoja, jotka eivät ole euromäärältään ihmeellisiä, eivätkä vaikuta laajaan ulkopuolisten joukkoon, mutta ovat hankintayksikön omassa toiminnassa ja arjessa keskeisiä. Kuvittellaan vaikkapa hankintayksikön omien työntekijöiden työterveyshuolto tai konttorin siivous. Molemmat esimerkkejä palveluista, joilla ei isossa kuvassa ole järin suurta merkitystä, mutta osana ostajan toimintaa ja arkea vaikutus on iso. Neuvottelujen käyminen poistaa kitkaa sopimuskaudelta ja parantaa omaa työhyvinvointia.

Vastaa