Jeesasin taannoin ystävää ESPD:n täyttämisessä ja kun katsoin tarjouspyynnön kyljessä ollutta, ohjeistamatonta ja yliviivattua Word-blankettia tarjoajan näkökulmasta, tuntuivat puheet pienten ja keskisuurten yritysten aseman helpottamisesta äkkiä kaukaisilta. Selventäessäni ystävälle alihankkijan voimavarojen hyödyntämistä ymmärsin, että lomakkeen täyttäminen ilman apua voi olla yksi perkele.

Joten, hyvä tarjoaja, tässä ESPD tulkattuna!

Koska ESPD tarvitaan?

ESPD-lomaketta käytetään EU-hankinnoissa (pois lukien sote ja muut erityiset palveluhankinnat). ESPD-lomakkeella tarjoaja vakuuttaa, ettei sitä koske mikään hankintalain ns. poissulkuperusteista ja että se täyttää tilaajan asettamat, hankintakohtaiset soveltuvuusvaatimukset. Lomake tarkastetaan ennen tarjousten tarkenpaa läpikäyntiä ja vertailua.

Tilaaja räätälöi ESPD-lomakkeen ja liittää sen tarjouspyyntöön joko xml-kooditiedostona (tallennetaan ja avataan sähköisessä ESPD-palvelussa), kilpailutusjärjestelmään integroituna tai Word-tiedostona. ESPD on vakiomuotoinen lomake, josta ei saa poistaa tietoja. Siksi Word-versiossa osa kohdista on yliviivattu ja tilaajan on suositeltavaa käyttää sähköistä ESPD-palvelua. Sähköisessä palvelussa lomakkeelle ei kuitenkaan saa lisättyä tietoja, joten soveltuvuusvaatimusten tarkempi sisältö on kuvattava muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa tai hankintailmoituksessa.

Kuka toimittaa ESPD:n?

Kaikki tarjoajat ja ryhmittymän jäsenet siinä tapauksessa, että tarjous tehdään kimpassa. Lisäksi ESPD tarvitaan sellaisilta alihankkijoilta, joiden voimavaroja tarjoaja hyödyntää.

Alihankkijan voimavarat

Alihankkijan voimavarojen hyödyntäminen tarkoittaa sitä, että alihankkijoita käytetään osallistujille asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttämiseen. Jos tilaaja on esimerkiksi edellyttänyt kahta referenssiä, mutta tarjoajalla on vain yksi ja alihankkijalla toinen, tarjoaja ”hyödyntää alihankkijan voimavaroja” soveltuvuusvaatimuksen täyttämiseen. Tällöin myös alihankkijan pitää toimittaa ESPD, jonka tarjoaja liittää tarjoukseensa.

Sen sijaan siinä tapauksessa, että alihankkija on ”vain” apuna ja resurssina, eli tarjoaja yksinkin täyttää kaikki soveltuvuusvaatimukset, alihankkijan ei tarvitse toimittaa ESPD-lomaketta, jollei tilaaja sitä nimenomaisesti vaadi (jos alihankkijan on toimitettava ESPD, siitä on maininta tarjouspyynnössä).

Referenssilomake

ESPD:llä asetetun referenssivaatimuksen lisäksi tarjouspyynnön mukana saattaa olla erillinen lomake referenssien kuvaamiselle. Täytä referenssit lomakkeelle tarjouspyynnön ohjeiden mukaan.

Mitä vastaan kohtaan…?

Mikroyritys

ESPD-lomakkeen alussa kysytään joitain tietoja tilastointia varten (esim. onko kyseessä mikroyritys, pk-yritys jne.). Näihin vastaaminen ei vaikuta tarjoajan asemaan kilpailussa.

Osallistumisen muoto

Osallistuuko tarjoaja kilpailuun yksin vain osana ryhmittymää eli kimpassa muiden tarjoajien kanssa? Alihankkijoiden käyttäminen ei ole ryhmittymänä osallistumista.

Talouden toimijan edustaja

Kuka tarjoajaa edustaa tässä menettelyssä? Hankintalaki ei edellytä tässä virallista edustamista (esim. nimenkirjoitusoikeutta). Tilaaja tuskin on kiinnostunut myöskään henkilön syntymäajasta tai kotiosoitteesta, joita lomakkeella kysytään. Fiksu tilaaja ohjeistaakin tarjouspyynnössä, millä tarkkuudella näitä tietoja toivotaan.

C: Muiden yksiköiden voimavarat

Hyödyntääkö tarjoaja alihankkijaa soveltuvuusvaatimusten täyttämisessä vai onko alihankkija mukana lisäresurssina (ks. edellä “Alihankkijan voimavarat”)? Sen mukaan vastaus Kyllä / Ei.

D: Alihankkijat, joiden voimavaroja ei käytetä

Tässä on tarkoitus luetella sitten ne alihankkijat, jotka ovat jo tarjouksen jättöhetkellä tiedossa, mutta joiden voimavaroja tarjoaja ei hyödynnä soveltuvuusvaatimusten täyttämiseen.

Tällaiset alihankkijat on mahdollista nimetä myös sopimuskauden alkaessa tai vasta sopimuskauden aikana ja merkitä tähän kohtaan Kyllä-ruksi, mutta jättää alihankkijat vielä listaamatta. Saattaa olla, että tilaaja kuitenkin edellyttää näidenkin alihankkijoiden nimeämistä ainakin joltain osin jo tarjouksessa (tieto löytyy tarjouspyynnöstä).

III osa: Poissulkemisperusteet (A)

Vastaus kaikkiin (toivottavasti) Ei. Lisäksi merkintä ”Tietoa ei ole saatavilla sähköisesti.” Voittaneelta tarjoajalta pyydetään rikosrekisteriotteet ennen sopimuksen allekirjoitusta.

Verot ja sosiaaliturvamaksut (B)

Vastaus (toivottavasti) Kyllä. “Tiedot saatavilla sähköisesti” -lokeroon voi kirjoittaa esim. http://www.ytj.fi.

Maksukyvyttömyys, eturistiriidat ja muut ns. harkinnanvaraiset poissulkuperusteet (C)

Vastaus kaikkiin (toivottavasti) Ei. Lisäksi merkintä ”Tietoa ei ole saatavilla sähköisesti.”

Muut poissulkemisperusteet (D)

Tällä viitataan rikoslain kiskonnantapaiseen työsyrjintään, joka on Suomessa kriminalisoitu, mutta jota hankintadirektiivi ei tunne. Vastaus (toivottavasti) Ei. Lisäksi merkintä ”Tietoa ei ole saatavilla sähköisesti.”

IV osa: Valintaperusteet

Tästä osasta löytyvät tilaajan asettamat, juuri kyseistä hankintaa koskevat soveltuvuusvaatimukset. Tavanomaisia soveltuvuusvaatimuksia ovat esimerkiksi kaupparekisteriin kuuluminen, liikevaihdon suuruus, taloudellisesta tilanteesta kertova Rating Alfa -luokitus, vastuuvakuutus sekä tietynlaiset aiemmat toimitukset eli referenssit.

Soveltuvuusvaatimusten kohdalla tilaaja voi rakentaa lomakkeen kahdella vaihtoehtoisella tavalla.

Tilaajan valinnan mukaan soveltuvuusvaatimukset voi kuitata yhdellä ruksilla – tarjoaja täyttää kaikki vaatimukset (“kaikkia valintaperusteita koskeva yleinen ilmoitus”). Soveltuvuusvaatimukset löytyvät tällöin kokonaan tarjouspyyntöasiakirjoista tai hankintailmoituksesta.

Vaihtoehtoisesti soveltuvuusvaatimukset voivat olla luettelona ESPD:llä, jolloin tarjoajan on vakuutettava jokaisessa kohdassa erikseen, että vaatimus täyttyy. Jos kyseessä on xml-muotoinen ESPD-lomake, vaatimusten tarkempi sisältö on kuvattu tarjouspyyntöasiakirjoissa tai hankintailmoituksessa (esim. miten suuri liikevaihtovaatimus on, mitä referensseiltä edellytetään jne.).

VI osa: Loppulausumat

Lomakkeen voi allekirjoittaa, mutta se ei ole välttämätöntä.

Lomake toimitetaan tilaajalle tarjouksen mukana tarjouspyynnössä edellytetyssä muodossa.

Miksi puhuisin totta?

Kilpailutuksen voittajalta (ja mahdollisesti muiltakin) pyydetään selvitykset ja todistukset, joilla varmistetaan, ettei poissulkuperusteita ole ja että tarjoaja todella täyttää astetut soveltuvuusvaatimukset. Jos kaikki on kunnossa, sopimus voidaan allekirjoittaa. Todistuksia ja selvityksiä voidaan pyytää nähtäväksi myös sopimuskauden aikana.