Hankintojen kohdalla törmää toisinaan jänniin uskomuksiin. Ehdoton lempparini on kiukku voittajan valitsemisesta “pelkällä hinnalla”. Tämä on melko yleinen ja usein mediassakin esitetty väärinkäsitys. Juttu on nimittäin niin, että vaikka voittajan valintaperusteena käytettäisiin ainoastaan hintaa, väitän, että hankinnoissa huomioidaan aina laatu. Kerron, mikä juju siinä hintavertailussa oikein on.

Hankintalain vertailuperusteet

Hankintalaki edellyttää, että tarjouksista valitaan se, joka on tilaajan kannalta “kokonaistaloudellisesti edullisin” tai “hinnaltaan halvin”. Kumpi näistä valitaan, on tilaajan vapaasti päätettävissä. Päätös on kuitenkin tehtävä etukäteen ja tämä niin kutsuttu vertailuperuste on ilmoitettava tarjouspyynnössä ja hankinnasta Hilmassa julkaistavassa hankintailmoituksessa. Kun tarjoukset sitten aikanaan saadaan, tarkastetaan ja niitä ryhdytään vertailemaan, tilaajan eli hankintayksikön on noudatettava ilmoittamaansa vertailuperustetta juuri sellaisenaan – mitään lisäämättä, mitään poistamatta. Hankintayksikön kädet ovat sidotut jopa siinä tilanteessa, että tarjouksia vertailtaessa huomattaisiin, ettei arviointiperuste olekaan kovin järkevä. Jos näin käy (ja näin todella toisinaan tapahtuu), hankinta voidaan keskeyttää ja käynnistää korjattuna uudelleen.

Kokonaistaloudellinen edullisuus

Tämä sanapari tarkoittaa arkikielellä hinnan ja laadun vertailua. Kun tätä vertailuperustetta käytetään, tarjouspyynnössä on kerrottava tarkasti miten suuri painotus on hinnalla ja laadulla. Hinnan painoarvoksi määritellään yleensä 60-80%, sillä hankintojen lähtökohtainen tarkoitus kuitenkin on saada taloudellisesti hyviä tarjouksia. Vastaavasti laadun osuus vertailussa on tavanomaisesti pienempi. Pisteiden painotus perustuu kuitenkin aina tilaajan tapauskohtaiseen arvioon siitä, minkälainen painotus on tarkoituksenmukaista. Jos laatuvertailuun on kehitelty erinomaisia kriteereitä, painotuskin voi olla suurempi.

Ja tämä on olennaista: laatuvertailussa ei voida vertailla pelkkää laatua yleiskäsitteenä, vaan laadun sisältö on aina, joka ikinen kerta, avattava tarkemmin. Mikä on juuri tässä hankinnassa sitä laatua? Miten sitä voidaan vertailla? Miten laatu voidaan kuvata sellaisella tavalla, että kaikki tarjoajat ymmärtävät mistä on kyse ja osaavat hinnoitella tarjouksensa oikein? Laatuvertailu voidaan jakaa moneen alakohtaan ja pisteyttää niitä erikseen. Laatuvertailu voi muodostua selkeistä kyllä / ei -vastauksista (esim. toteutuuko jokin ominaisuus, onko palvelu tietynlaista). Laatuvertailussa voidaan pyytää myös monisivuisia kuvauksia siitä, miten tarjoaja varmistaa laadun sopimuskauden aikana. Tässäkin tapauksessa on kuitenkin kyettävä tarkasti määrittelemään, minkälaista laatua tilaaja arvostaa ja miten tarjouksia vertaillaan.

Hinnaltaan halvin

Tämä on hankinta-ammattilaisten suosikki, vertailu pelkän hinnan perusteella. Miksi? Joka ikisessä hankinnassa ostettavan tavaran, palvelun tai teetettävän rakennusurakan sisältö on määritelty hyvin yksityiskohtaisesti. Tarjouspyynnöissä saattaa olla kymmensivuisia vaatimuksia teknisistä ominaisuuksista ja palvelun tasosta. Esimerkiksi päivähoidon kisassa on asetettu tarkat vaatimukset henkilökunnan osaamiselle, päivän aktiviteeteille, tilojen siisteydelle ja tarjottavalle ruoalle. Lääkärihankinnassa on edellytetty tiettyä kokemusta, järjestelmähallintaa, kielitaitoa, asiakaspalveluhenkeä ja jopa kerrottu, kuinka monen asiakkaan vastaanottamisesta on suoriuduttava tunnissa. Läppärihankinnassa koneiden ominaisuudet ja vasteajat käyttötuelle on speksattu tarkkaan. Asumispalvelussa tilojen lamppujen vaihdot ja pelastussuunnitelmien tekemiset on määritelty. Kuinka usein on jälkiruokaa (ja minkälaista!), mikä on tuolien tekstiilipinnan paloturvallisuusluokka, kuka maksaa lehtitilaukset, missä luokassa posti lähetetään, maksetaanko palvelusta jokaiselta alkavalta vartilta, tunnilta vai vuorokaudelta. Joka ikinen matkakulu ja laskutuslisä on huomioitu (saako laskuttaa vaiko ei), tilaajan kanssa käytävien palaverien määrä on kerrottu, vuosittain toimitettavat raportit on listattu, notkahdukset laatutasossa on sanktioitu.

Tilaajan osaamisesta riippuen tarjouspyynnöissä on huomioitu KAIKKI mahdollinen. Ja jos asia osataan huomioida, sille halutaan usein myös esittää jokin taso, jokin vähimmäisvaatimus. Kaikkien kisaan osallistuvien tarjoajien on kyettävä toimittamaan ostettavat tavarat tai palvelu vähintään tällä tasolla. Kun sen lupaa, tarjoaja voidaan valita pelkällä hinnalla. Eli hinnan käyttäminen vertailuperusteena ei vielä kerro mitään hankinnan laatutasosta. Laatu on voitu huomioida huikean kattavasti ja yksityiskohtaisesti vähimmäisvaatimuksena.

Laadun vertailuun nimittäin liittyy myös dilemma. Laatupisteiden antaminen (kuten toki laadun huomioiminen kattavasti vähimmäisvaatimuksenakin) nostaa herkästi hintaa. Vertailussa olevaa laatua ei kuitenkaan tarvitse tarjota – tarjoaja voi luottaa siihen, että hänen hintansa on niin alhainen, että hän voittaa kilpailijat jo sillä. Tästä seuraa se, että laatuvertailuun ei voida laittaa sellaisia seikkoja, jotka ovat tilaajalle ehdottoman tärkeitä. Mitä jos sitä ei tarjotakaan? Toisaalta kun laadun pisteytys nostaa myös hintaa, pitäisi tästä lisälaadusta olla valmis maksamaan. Eli laatuvertailussa pitäisi ensinnäkin osata kuvata hyvin tarkasti mitä vertailussa arvostetaan ja miten pisteitä jaetaan. Laatuvertailusta on helppo valittaa jos vertailu on perustunut pienissäkään määrin tilaajan tekemään arviointiin selkeiden toteutuu / ei toteudu -kohtien sijaan. Toiseksi, laatuvertailuun pitäisi osata laittaa sellaisia seikkoja, joista ollaan kyllä valmiita maksamaan, mutta joita ilmankin pärjätään. Kaikki olennainen on jo esitetty siellä vähimmäisvaatimuksissa. Pahimmillaan lopputuloksena on, että kokonaistaloudellista edullisuutta käytetään poliittisen paineen vuoksi ja laatuvertailussa huomioidaan jokseenkin triviaaleja seikkoja.