Älä tylytä turhaan ja 9 muuta ohjetta tilaajalle

1. Sinulla on mahdollisuus vaikuttaa.

Julkisiin hankintoihin käytetään Suomessa 30 miljardia euroa joka vuosi. Tilaajana sinulla on vaikutusvaltaa, hyödynnä se. Älä pelkää kilpailutusta, vaan näe julkinen hankinta mahdollisuutena.

2. Ajattele uudella tavalla.

Kannattaisiko ongelman ratkaisemiseksi järjestää haastekilpailu? Voisiko uusia ratkaisuja löytää innovaatiokumppanuuden avulla? Miten tarjoajat määrittelisivät hankinnan sisällön? Vaatii rohkeutta ja heittäytymistä ajatella luovasti ja toteuttaa hankinta uudella tavalla, mutta lopputulos on todennäköisesti toimivampi.

3. Panosta valmisteluun.

Aika, jonka käytät suunnitteluun, palautuu moninkertaisesti takaisin. Panostamalla hankinnan valmisteluun helpotat paitsi tarjousten tekemistä, myös omaa työtäsi tarjousten tarkastus- ja vertailuvaiheessa sekä sopimuskaudella.

Aloita hankinnan valmistelu hyvissä ajoin. Käy keskustelua tarjoajien kanssa, arvioi, miten aiempi sopimuskausi on sujunut ja kysy kokemuksia myös muilta tilaajilta, moni neuvoo mielellään. Älä julkaise hankintailmoitusta ennen kuin olet sisältöön oikeasti tyytyväinen.

4. Näe hankinta tarjoajan silmin.

Kommunikoi hankinnan arvo – miksi juuri tähän tarjouskilpailuun kannattaa osallistua?

Kunnioita tarjoajan aikaa kaikessa, mitä teet. Huomioi lomakaudet, käytä ymmärrettävää kieltä ja muotoile asiakirjat selkeiksi. Älä pyydä tarjousten mukana laveita selvityksiä ja ympäripyöreitä suunnitelmia. Jos järjestät markkinakartoituksen, esitä olennaiset kysymykset napakasti – älä kippaa tarjouspyynnön rustaamista tarjoajille. Tee osallistumisesta aina mahdollisimman miellyttävää, kevyttä ja helppoa.

5. Tiedota aktiivisesti.

Tiedota tulevista hankinnoista nettisivuilla tai ennakkoilmoituksilla. Pidä kiinni ilmoittamistasi aikatauluista ja tiedota tarjoajia mahdollisista viivästyksistä menettelyn aikana. Yhteydenpidon on oltava tasapuolista ja syrjimätöntä, ei kankeaa ja olematonta.

6. Älä tylytä turhaan.

Kysy epäselviä ja puuttuvia tietoja jos niillä on merkitystä. Pyydä täsmennyksiä kun se on mahdollista. Älä sulje osallistujia kisasta jos ei ole aivan pakko.

7. Ole kohtelias.

Hankintapäätös valitusosoituksineen liitteenä.”

Vai sittenkin:

Hei! Kiitos kiinnostuksestanne hankintaamme kohtaan. Saimme paljon hyviä tarjouksia. Hankintapäätös on viestin liitteenä. Teillä on oikeus hakea siihen muutosta pp.kk.2017 saakka. Kiitos osallistumisestanne ja hyvää kesää!”

Molemmille on paikkansa, mutta mielipahaa (jopa oikaisuvaatimuksia) voi vähentää kohteliaisuudella ja pelisilmällä.

8. Tue ymmärrystä, älä vastakkainasettelua.

Joskus tilaaja on tarjoajien, järjestöjen, kuntalaisten, poliittisten päättäjien ja median riepoteltavana. Myönnä mokat, korjaa liikettä tai kutsu väki kylään ja kerro julkisen hankinnan lähtökohdista sekä oman tarjouskilpailusi taustoista. Etsikää ratkaisuja yhdessä (muista tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu jos kisa on jo käynnissä).

9. Puhu hankinnoista hyvää.

Keskustelu julkisten hankintojen ympärillä on helposti negatiivisesti värittynyttä – vanhukset jäävät ilman ruokaa, rakennusurakat viivästyvät ja halvin hinta voittaa.

Älä anna periksi. Puhu hankinnoista itse aina hyvää tai kritisoi rakentavasti ja etsi ratkaisuja. Julkiset hankinnat ovat juuri niin huonoja (hyviä!) kuin teet niistä.

10. Iloitse onnistumisista!

Iloitse uuden oppimisesta, kohtaamisista, ymmärryksen lisäämisestä ja hyvin sujuvasta sopimuskaudesta. Riemuitse kaikesta siitä, mikä meni kilpailutuksessa hyvin. Onnistumiset kantavat niiden hetkien yli, kun joku uhkaa jälleen tehdä toiminnastasi rikosilmoituksen.

 

[Blogi jää kesätaolle, palataan elo-syyskuussa. Hyvää kesää!]

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s