“Käänteisellä kilpailutuksella paras laatu voittaa aina”, kirjoitti kollega taannoisessa Hesarin mielipidekirjoituksessa, ja sehän sopii, onhan juuri laadun ostaminen yksi keskeisimmistä julkisten hankintojen yhteydessä esitetyistä toiveista.

Mitä käänteinen kilpailutus tarkoittaa ja miten kilpailutus käytännössä tehdään? Hankintaturisti selventää.

Mitä käänteinen kilpailutus tarkoittaa?

Käänteisessä kilpailutuksessa (toisinaan myös nimellä “ranskalainen urakka”) tarjoukset valitaan vertailemalla ainoastaan laatua.

Ostaja ilmoittaa hinnan, jonka se maksaa hankinnan kohteena olevan palvelun tuottamisesta tai rakennusurakan toteuttamisesta. Lisäksi ostaja määrittelee vähimmäistason palvelulle tai rakennusurakan sisällölle. Ostaja siis yksilöi, mitä hintaan pitää vähintään sisältyä.

Vähimmäisvaatimukset ylittävä laatu huomioidaan tarjousten vertailussa.

 

Voiko ostaja polkea hintoja?

Voi, muttei se kannata.

Käännetyssä kilpailutuksessa alakanttiin asetettu hinta ei houkuta tarjoamaan tai tarjouksen jättävät kenties vain epätoivoiset pelurit, joilla ei ole aikomustakaan hoitaa sovittua jouhevasti. (Hyvä sanktiolauseke sopimuksessa toimii ehkä jonkinlaisena laastarina.)

Voidakseen määritellä hinnan osuvasti, ostajalla on oltava hyvä käsitys kyseisen alan markkinoista. Tieto voi perustua esimerkiksi omaan aiempaan tuotantoon, nykyiseen sopimukseen tai markkinoiden perkaamiseen vaikkapa markkinakartoituksen avulla eli  kyselemällä hintoja alan toimijoilta tai muilta ostajilta.

 

Antakaa minulle laatua!

Kuten julkisissa hankinnoissa aina, pelkkä “laadun” edellyttäminen sellaisenaan ei riitä. Tarjouspyynnössä on kuvattava tarkasti, mitä asioita laatuvertailua varten pitää kuvata ja mitkä seikat tuovat pisteitä. Toisin sanoen, mitä ostaja vertailussa arvostaa. Pisteitä voidaan antaa vain ennaltailmoitettujen kriteerien perusteella.

Mitä laatuvertailussa huomioitava laatu milloinkin on, riippuu tyystin hankinnan kohteesta ja ostajasta, tavoitteista ja käytettävissä olevasta rahasta. Esimerkiksi lääkäriulkoistuksessa pisteitä voisi saada vähimmäisvaatimuksia nopeammasta vastaanotolle pääsystä, mahdollisista ilta- ja viikonloppuajoista tai kattavista etävastaanottopalveluista. Asiantuntijapalvelussa voitaisiin arvioida nimettävän henkilön perustasoa syvempää tai monipuolisempaa ammatillista osaamista. Rakennusurakassa laatu voisi tarkoittaa vaikkapa valmistuvan rakennuksen vähimmäisvaatimuksia suurempaa kokoa tai monikäyttöisempiä tilaratkaisuja, ekologisempia rakennusmateriaaleja, nopeampaa valmistumisaikaa tai työnjohdon kokemusta. Tai näitä kaikkia – mikä kulloinkin on ostajan tavoitteiden ja arvojen mukaista.

Olennaista on, että laatuvertailussa (kuten vähimmäisvaatimuksissakin) huomioitavat seikat ovat hankinnan kohteen kannalta perusteltuja – asiantuntijalta on turha edellyttää sujuvaa japanin kielen taitoa jos hankinnan kohteena olevan palvelun hoitamisessa sellaisesta ei ole etua (tämä on hankintalain ns. suhteellisuusperiaate).

Ostajan on myös hyvä huomioida, etteivät kaikki ehkä tarjoa jokaista laatuvertailussa arvioitavaa seikkaa. Siksi laatuvertailuun ei sovi jättää asioita, joiden toteutuminen on ostajalle ehdottoman tärkeää. Periaatteessa joku voisi käännetyssä kilpailutuksessa jättää myös tarjouksen, jossa hyväksyy annetun hinnan ja vähimmäisvaatimukset, eikä tarjoa lisälaatua lainkaan. Tällainen tarjoaja saisi nolla pistettä vertailussa, mutta jos tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia saataisiin vain yksi, se voisi silti voittaa.

 

Miten kilpailutus käytännössä tehdään?

Käännetty kilpailutus ei ole hankintamenettely, vaan tarjousten vertailutapa: tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa laadun painoarvo on 100 %.

Hankintamenettelynä on tavanomaisesti neuvottelumenettely. Muukin käy, mutta vuoropuhelu hankintamenettelyn aikana voi olla arvokas apu lopullisen tarjouspyynnön laatukriteerien viilaamisessa.

 

Minkälaisiin hankintoihin käännetty kilpailutus soveltuu?

Käänteinen kilpailutus sopii erinomaisesti asiantuntijapalveluihin, sosiaali- ja terveyshuollon hankintoihin – oikeastaan mihin tahansa hankintaan, jossa lopputuloksen laadulla on vahva merkitys. Veikein omalle uralle sattunut käännetty kilpailutus koski suuren jätevedenpuhdistamon kunnossapidon hankintaa. Sujuva palvelu oli ensisijaisen tärkeä laitoksen toimintavarmuuden kannalta. Ostajalla oli vahva käsitys alan hintatasosta ja palvelun vähimmäisvaatimuksista sekä kirkas tavoite ja näkemys siitä, miten palvelu parhaimmillaan voisi toimia ja tukea laitoksen toimintaa. Lisäksi vuoropuhelu palveluntuottajien kanssa oli aktiivista. Näillä taustatiedoilla laatuvertailun rakentaminen kävi lopulta helposti.

Hankintalain tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä. Jossain tapauksissa käännetty kilpailutus ja hinnan antaminen valmiina toimii siinä varmasti hintakilpailua paremmin. Ostajalla on kuitenkin oltava hyvä tuntuma alan hinta- ja toimintatavoista sekä laatuvertailun kriteereistä, jotta käännetty kilpailutus tuo ostajalle todellisuudessa tarkoituksenmukaista laatua ja vieläpä järkevään hintaan.