Miltä kuulostaisi eettisyyden, ympäristönäkökohtien, paikallisuuden tai vaikkapa työllistämisen huomioiminen julkisten hankintojen siivellä? Se on ihan mahdollista. Tavoitteista ja arvoista käytännön tekoihin pääsee laatimalla selkeän hankintastrategian.

Osallistuin taannoin työkaverin pitämään koulutukseen, jonka aiheena oli paikallisuus julkisissa hankinnoissa (olen kirjoittanut blogissani paikallisuuden huomioimisesta; juttu löytyy täältä). Koulutuksen ydin kietoutui hankintastrategian ympärille.

Mikä oikein on hankintastrategia ja miksi sen laatiminen on niin tärkeää?

Strategian kolme tasoa

Sitä saa mitä tilaa, sanotaan. Ja juuri siksi on tärkeää määritellä, mitä hankinnoilla ylipäätään halutaan saavuttaa ja tukea – huomioidaanko ympäristönäkökohtia, työllistämistä, eettisyyttä, yhteiskuntavastuuta, paikallisuutta tai vaikkapa pk-yrityksiä. Mikä on hankintayksikölle tärkeää?

Organisaatiostrategia

Väestö ikääntyy, palveluntarve kasvaa, taloustilanne kiristyy ja työvoiman saatavuus muuttuu. Mitkä ovat ne arvot, joita hankintayksikkö haluaa toiminnassaan vaalia? Myös julkisen sektorin kanssa yhteistyötä tekevät yritykset ja kolmannen sektorin toimijat odottavat hankintayksiköiltä linjanvetoja voidakseen kehittää omaa toimintaansa ja suunnitella tulevaa, investoidakin.

Hankintayksikön arvot ja tavoitteet on usein määritelty organisaatiotasolla organisaatiostrategiassa. Organisaatiostrategia vastaa nimenomaan kysymykseen mitä halutaan tavoitella.

Palvelustrategia

Kun tavoitteet ovat selvillä ja organisaatiostrategia on valmiina, seuraava askel on palvelustrategian laatiminen. Palvelustrategialla ratkaistaan miten palvelut pitäisi tuottaa, jotta organisaatiostrategiassa asetettuihin tavoitteisiin päästään. Kyse on siis eräänlaisesta “toimintasuunnitelmasta”.

Tuotetaanko palvelut itse, ulkoistetaanko osa, tarjotaanko palveluseteleitä? Tehdäänkö yhteistyötä muiden tilaajien tai yhteishankintayksiköiden kanssa? Minkälaisissa hankinnoissa yhteistyöhön turvaudutaan? Minkälaista yhteistyötä yritysten ja kolmannen sektorin toimijoiden kanssa tavoitellaan?

Tämä kaikki vaikuttaa muun muassa siihen, miten yrittäjyys ja markkinat hankintayksikön toimialueella kehittyvät.

Hankintastrategia

Organisaatiostrategian ja palvelustrategian pohjalta laaditaan lopulta hankintastrategia. Hankintastrategia perustuu aina hankintayksikön laajempaan näkemykseen ja tavoitteisiin. Hankintastrategialla ohjataan, mihin hankintatoimi arkisessa työssään keskittyy. Mitä käytännössä saa (tai pitää!) tehdä eli mitä hankinnoilla voidaan saavuttaa.

Hankintastrategia on konkreettinen ohjekirja yksittäiselle kilpailuttajalle yksittäisten hankintojen tekemistä varten. Hankintastrategian avulla hankinnoissa huomioidaan organisaatiostrategiassa asetetut tavoitteet palvelustrategian keinoin.

Toisin sanoen hankintastrategia antaa kilpailuttajalle selkeät ohjeet, välineet ja mallit siitä, miten tärkeiksi koetut tavoitteet huomioidaan erilaisissa hankinnoissa. Tuetaanko pk-yrityksiä esimerkiksi jakamalla hankintoja osiin; suositaanko ateriapalveluissa luomuruokaa; edellytetäänkö tiettyjen ympäristötavoitteiden toteutumista; ovatko sopimuskaudet lyhyitä vai pitkiä; työllistetäänkö hankintojen avulla; huomioidaanko bonukset tai onko sopimuksessa sanktiolausekkeita. Hankintastrategia on hyvin käytännönläheinen ja konkreettinen.

Siis mitä?

Käytännössä hankintayksikkö voisi arvoissaan korostaa vaikkapa asiakkaiden valinnanvapautta. Tämä olisi kirjattuna organisaatiostrategiaan. Miten tämä arvo välittyisi yksittäisiin hankintoihin? Ratkaisu voisi olla esimerkiksi palvelusetelin käyttö niissä hankinnoissa, joissa se suinkin on mahdollista. Tällöin asiakas saisi itse päättää käyttämästään palvelusta. Tämä tukisi asiakkaiden valinnanvapauden eli arvon toteutumista.

Moni kunta korostaa arvoissaan seudun elinvoimaisuutta. Tämä on huomioitu organisaatiostrategiassa. Miten elinvoimaisuus näkyy hankintastrategiassa? Kilpailutukset voitaisiin tehdä esimerkiksi pienempinä kokonaisuuksina, joka osaltaan turvaisi kilpailun säilymistä ja pk-yritysten toimintaedellytyksiä kunnan alueella. Myös sopimuskauden pituuteen ja palkitsemisjärjestelyihin voisi kiinnittää huomiota. Hankinnan suunnitteluvaiheessa elinvoimaisuuden korostaminen saattaisi merkitä esimerkiksi tiedotustilaisuuksien järjestämistä ja vuoropuhelun käymistä yritysten kanssa.

Yksinkertaistetusti hankintastrategiassa on siis kyse siitä, miten hankintoja käytännössä tehdään. Ilman selkeää hankintastrategiaa kilpailutuksia hihat käärittyinä tekevien henkilöiden on vaikea ennakoida ja punnita, minkälaisia arvoja hankinnoissa kulloinkin voisi huomioida. Ilman selkeää strategiaa tilaajalle tärkeät arvot ja tavoitteet saattavat jäädä pelkäksi sanahelinäksi juhlapuheisiin.

Julkiset hankinnat tarjoavat huikeita mahdollisuuksia ja juuri siksi hankintastrategian laatiminen on niin tärkeää.

Haluatko kuulla lisää?

Kirjoitus perustuu työnantajani järjestämään “Paikallisuus julkisissa hankinnoissa” -koulutukseen. Koulutuksia järjestetään useilla paikkakunnilla kuluvan vuoden aikana, keväällä Jyväskylässä 22.3., Helsingissä 20.4. ja Kouvolassa 25.5. Kaikki koulutukset ilmoittautumisohjeineen löydät täältä.