“Eihän ne hankinnat niin vaikeita olekaan, ryhdytään hommiin vaan!”

Näin huudahti eräs asiakas voitonriemuisena tavatessamme ensikerran. Hän oli juuri lukenut muutaman kymmenen sivun mittaisen hankintaoppaan ja silminnähden huojentunut oppimastaan. Hankinnat eivät menekään aina pieleen. Menettely onkin loogista ja moni asia on mahdollista huomioida kilpailutuksessa.

Olen vaalinut tätä riemastunutta oivallusta mielessäni ja palannut siihen ajatuksissani monta kertaa.

Mutta miksi hankinnat mielletään vaikeiksi?

1. Hyvin sujuneet kilpailutukset ylittävät harvoin uutiskynnystä, vaikka suurin osa kisoista menee nappiin. Ja joskus myös näistä onnistuneista kilpailutuksista valitetaan esimerkiksi vain siitä syystä, ettei kilpailija pääse aloittamaan sopimuskautta. Tappio voi olla karvasta niellä.
2. Hankintoja tekee kirjava joukko ammattihankkijoista henkilöihin, jotka kilpailuttavat jotain ehkä kerran pari vuodessa oman työn ohessa. On selvää, että rutiini ja osaamisen taso vaihtelee rajusti. Rohkenen väittää, että aimo annos mediassa esitetystä julkisiin hankintoihin kohdistuvasta purnauksesta johtuukin pikemminkin osaamisen puutteesta kuin itse laista. Toisaalta hankintalakikaan ei ole aina yksiselitteinen. Joskus voi olla vaikea sanoa, onko kyseessä ylipäätään julkinen hankinta tai onko tilaaja sittenkään hankintayksikkö.
3. Uutisoinnilla ja somepaheksunnalla saattaa olla väärä kärki. Esimerkiksi viime viikolla kirjoittamassani Kruunusiltojen viestintäkisassa vastustus kohdistui hankinnan ennakoituun arvoon, 1,2 miljoonaan euroon. Kyseessä oli kuitenkin pelkkä arvio viestinnän hinnasta useiden vuosien ajalta ja palvelusta oli tarkoitus maksaa tuntiveloituksen perusteella – hinta olisi siis voinut olla jotain aivan muuta. Paheksunta kohdistui jokseenkin mitättömään seikkaan, eikä varsinaisen kilpailutuksen sisältöön.
4. Julkisissa hankinnoissa on paljon politiikkaa. Ulkoistukset jo itsessään herättävät poliittista vääntöä. Joskus voi olla mahdoton yhtälö sovitella ostettavan palvelun tarvetta, käytettävissä olevia rahoja ja poliittista (mahdollisesti ristiriitaistakin) tahtoa hankintalain mukaiseksi kisaksi.

Miten kävi lopulta asiakkaalleni? Hankinta kilpailutettiin hinnalla, mutta vähimmäisvaatimusten taso oli korkea. Kilpailua syntyi ja sopimustoimittajaksi saatiin kokenut toimittaja. Kisassa hävinneet vastasivat kohteliaasti hankintapäätöksen tiedoksiantoon, eikä valituksia tullut. Jotenkin tämä ilahdutti minua erityisen paljon. Joskus kaikki todella menee nappiin.

(Juttu on kirjoitettu tekstissä viitatun asiakkaan nimenomaisella suostumuksella.)