VR kilpailutti junasiivouksen – mitä sopimuksesta pitäisi ajatella?

VR kilpailutti junien siivouksen, valitsi halvimman tarjouksen ja kuvat siivottomista junavaunuista täyttivät median.

 

Hankintaturistin onnistui saada VR:n tarjouskilpailussa käyttämä sopimusluonnos nähtäväksi. Mitä siitä selviää? Onko VR:llä keinoja puuttua epäkohtiin?

”Yleisilme siisti”

VR:n sopimuskokonaisuus on laaja ja siivoukseen otetaan kantaa hyvinkin yksityiskohtaisesti. Sopimus on 13 sivuinen ja sen liitteenä on kymmensivuinen Palvelunkuvaus, jossa on kuvattu siivoustyön suorittamista käytännönläheisesti ja melko yksityiskohtaisesti. Kuvauksessa on huomioitu junien myöhästymiset, lähiliikenteen oksennukset, ratapihalla työskentelevien turvavarusteet, siivoojien käytössä olevien matkapuhelinten käyttöjärjestelmät ja moni muu arkinen asia. Palvelunkuvauksen alaliitteinä ovat tarkemmat kalustokuvaukset sekä siivousohjelmat, jotka on jaoteltu erikseen lähiliikenteen juniin, kaukoliikenteen päiväjuniin, yöjuniin ja vetureihin sekä siivoustyypeittäin kevyeen ja kattavaan ylläpitosiivoukseen, jaksolliseen siivoukseen ja suurpesuihin.

 

Siivousohjelmat ovat hyvinkin yksityiskohtaisia. Niissä on esitetty toiveita käytettävistä pesuaineista ja työtavoista sekä kuvattu siivouksen lopputulos, johon palvelun tulee yltää. Yksinkertaistetusti voisi sanoa, että yleisilmeen on oltava koko ajan siisti . Lisäksi on lueteltu hyvinkin tarkasti yksittäiset suoritteet esitettyihin tavoitteisiin pääsemiseksi. Esimerkiksi  kaukojunissa vaaditaan, että ”WC:n yleisilme on siisti”, jonka lisäksi esimerkiksi asemalla tehtävää ylläpitosiivousta on kuvattu mm. seuraavasti: ”kerää roskat; pyyhi kalusteet tarvittaessa; poista häiritsevät tahrat; pese pytty tarvittaessa sisäpuolelta; laita istuinkansi kiinni; moppaa lattia tarvittaessa; laita ovi kiinni”.

 

Aineistossa on huomioitu niin kaukojunien lastenvaunun kirjahyllyn siistiminen kuin junaan nousevien tai sieltä poistuvien matkustajien huomioiminenkin (”siivoojan tulee olla kohtelias ja palveluhenkinen”). Lisäksi on ohjeistettu täydentämään käsipaperia WC-tilan ulkopuolella olevaan telineeseen (invavessoissa ja Ekstra-luokassa myös sisälle WC-tiloihin). Sekin on kuvattu, että kaukojunan myöhästyessä on erityisesti priorisoitava inva- ja ravintolavaunun viereisten vessojen siivoamista ja Allegro-junassa kevennetty siivousohjelma on suoritettava loppuun vaikka junan jo liikkuessa. 

 

Lisäksi Palvelunkuvauksen liitteenä on kuvaus laadunhallintajärjestelmästä (perustana INSTA 800) sekä VR:n eettiset ehdot, jotka tosin näyttävät vastaavan pitkälti hankintalain ns. poissulkemisperusteita ja tulevat myös sitä kautta sovellettaviksi.

 

Sopimusasiakirjoissa kerrotun mukaan VR on uusinut siivousohjelmat ja siivousten frekvenssit kilpailutuksen aikana, ja pelkästään laajaan aineistoon perehtyminen on varmasti vienyt tarjoajien aikaa huomattavasti

 

Sopimusluonnoksen mukaan VR vaikuttaa pyrkineen ohjaamaan siivousta hyvinkin tarkasti ja kattavasti.

 

Bonukset ja sanktiot huomioitu sopimuksessa

Jatkuviin palvelun laatutasoa koskeviin poikkeamiin on syytä varautua sopimuksessa – ja näin VR on tehnytkin.

 

Sopimusluonnoksessa toimittaja ja VR sitoutuvat pitämään ”laadunseuranta- ja kehityskokouksia”. Lisäksi asiakkaalla on oikeus auditoida palvelua ja jopa irtisanoa sopimus päättymään toimittajan olennaisen sopimusrikkomuksen perusteella. Kaiken kaikkiaan sopimus on melko selkeä ja hyvin kirjoitettu.

 

Sopimuksen bonus- ja sanktiomalli on kuvattu erillisellä sopimusliitteellä ja se koostuu useammasta kuukausi- tai vuositasolla seurattavasta mittarista. Bonusten ja sanktioiden enimmäismäärät ovat vuositasolla joitain kymmeniä tuhansia euroja ja ne on jaoteltu erikseen lähijunaliikenteeseen sekä mm. kauko- ja yöjuniin. Pienistä kehitystoimenpiteistä on mahdollista saada muutamien tuhansien eurojen bonus. Laadun seuranta on kytketty tarkemmin kuvattuihin INSTA-laatutasoihin ja niitä seurataan yhdessä toimittajan kanssa. Huomionarvoista on, että ”vähintään osa” bonuksista on maksettava suoraan siivousta suorittaneille työntekijöille.

 

Sanktioiden suuruus puolestaan riippuu siitä, ”kuinka suuri merkitys poikkeamalla on VR:n loppuasiakkaan näkökulmasta”. Sanktio esimerkiksi tyhjentämättä jäävästä roska-astiasta on huomautuksen jälkeen 100 €, siivoamattomasta vaunusta heti 300 € ja vaunun ”vesittämättä” jättämisestä jo 600 € per kerta. Tekemättömät ja puutteelliset työt eivät kuitenkaan automaattisesti johda sanktioihin, vaan niitä tarkastellaan kuukausitasolla. Sanktioiden enimmäismäärät ovat samat kuin bonusten enimmäismäärät.

 

Kaiken kaikkiaan VR näyttää panostaneen kilpailutukseen ja sopimuskokonaisuuteen huomattavasti. Siihen nähden on ehkä jopa hieman yllättävää, ettei VR juurikaan ole ollut halukas puolustamaan kilpailutustaan julkisuudessa. Tarjouspyyntöasiakirjoja pyytäessäni osakeyhtiömuotoinen VR-Yhtymä Oy kieltäytyi pyynnöstäni kohteliaasti julkisuuslain säännöksiin vedoten. Se on sääli, sillä julkinen keskustelu laajaa mediahuomiota herättäneestä aiheesta, ja vieläpä hyvin perusteellisesti tehdyn sopimusaineiston avaaminen, olisi pikemminkin kaikin puolin toivottavaa. Se auttaisi näkemään julkiset hankinnat myös ostajan näkökulmasta.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.