Istuin taannoin illallisella vanhojen hankintatuttujen kanssa. Selvisi, ettei muutamassa suuressakaan kaupungissa käytetä vuoropuhelua systemaattisesti – itse asiassa vuoropuhelua toimittajien kanssa ei käydä kuulemma lainkaan.

Olen aiemminkin kirjoittanut vuoropuhelusta, mutta nostan tämän uudelleen esiin sillä aihe on tärkeä. Tämä on selvästi yksi niitä hankintalain alihyödynnettyjä mahdollisuuksia.

Mikä ihmeen vuoropuhelu?

Vuoropuhelulla tarkoitetaan yksinkertaisesti hankintayksikön ja yritysten käymää keskustelua hankinnan suunnitteluvaiheessa.

Hankintalain uudistuksen myötä lakiin on tulossa nimenomainen säännös vuoropuhelun käymisestä. Säännös on uusi ja se perustuu hankintadirektiiviin. Laissa vuoropuhelusta on tarkoitus käyttää termiä markkinakartoitus. Toivottavasti jo säännöksen olemassaolo itsessään rohkaisee vuoropuhelun käymiseen.

Lakiehdotuksessa säännös (65 §) menee näin:

“Ennen hankintamenettelyn aloittamista hankintayksikkö voi tehdä markkinakartoituksen hankinnan valmistelua varten ja antaa tietoa toimittajille tulevaa hankintaa koskevista suunnitelmista ja vaatimuksista.

Markkinakartoituksessa hankintayksikkö voi käyttää riippumattomia asiantuntijoita, muita viranomaisia tai toimittajia. Näiden tahojen neuvoja voidaan käyttää apuna hankintamenettelyn suunnittelussa ja toteuttamisessa, mutta neuvojen käyttäminen ei kuitenkaan saa johtaa kilpailun vääristymiseen taikka tämän lain 3 §:ssä [lain periaatepykälä, jossa säädetään julkisissa hankinnoissa noudatettavista periaatteista – tasapuolisuudesta, syrjimättömyydestä, avoimuudesta ja suhteellisuudesta] tarkoitetun avoimuuden ja syrjimättömyyden vaarantumiseen.”

Ajatus on, että markkinakartoitus kattaisi kaiken mahdollisen tiedon saamisen hankinnan suunnitteluvaiheessa.

Teoriasta tekoihin

Kuka neuvoo?

Hankintayksikkö voi itse jakaa tietoa tulevasta hankinnasta sekä pyytää neuvoja ja vinkkejä.

Hankintayksikkö voi käyttää riippumattomia asiantuntijoita ja konsultteja, muita viranomaisia tai kysyä kokemuksia esimerkiksi toiselta hankintayksiköltä. Neuvoja ja näkemyksiä voidaan pyytää myös yrityksiltä.

Miten vuoropuhelua käydään?

Keskustelun tapaa ei ole tarkasti säännelty.

Asiantuntijoiden, viranomaisten ja muiden hankintayksiköiden kanssa käytävä vuoropuhelu voi olla hyvinkin vapaamuotoista, mutta yritysten kanssa kannattaa olla tarkempi. Vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan yritysten osallistuminen hankinnan valmisteluun saattaa vaarantaa kilpailun avoimuuden sekä tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun toteutumisen. Tämä ei arvatenkaan ole tarkoitus ja siksi vuoropuhelu on syytä hoitaa aina mahdollisimman avoimesti. Yksinkertaisin ja varmin tapa on julkaista ilmoitus vuoropuhelusta HILMAssa.

Tarjouspyynnön kommentointi

HILMAssa voi julkaista hankintailmoituksen, jonka otsikoi tietopyynnöksi. Ilmoitukseen voi liittää tarjouspyyntöluonnoksen ja listata kysymyksiä tulevasta hankinnasta.

Hankintayksikkö voi pyytää yrityksiltä kommentteja ja ajatuksia kokonaisuuteen tai tiettyihin hankintayksikköä ihmetyttäviin kysymyksiin. Vuoropuhelun avulla on mahdollista ratkaista esimerkiksi ostettavaan tavaraan, palveluun tai vaikkapa hintaan olennaisesti vaikuttavia asioita, joista hankintayksikkö ei itse osaa muodostaa selkeää näkemystä. Tällaisia voisivat yksinkertaisimmillaan olla sopimusehdot, hinnoittelumallin ratkaiseminen, takuuajan pituus tai vaikkapa immateriaalioikeuksien siirtyminen. Missä määrin on tarpeen ja kannattavaa; minkälainen vaatimustaso nostaa hintaa, eikä enää palvelekaan tilaajan etua?

Esittelytilaisuudet ja tapaamiset

Siinä tapauksessa, että hankintayksikkö haluaa tavata toimittajia, ilmoitus teknisestä vuoropuhelusta kannattaa sekin julkaista avoimesti HILMAssa. Hankintayksikkö voi kutsua yritykset yhteiseen infotilaisuuteen tai pyytää halukkaita varaamaan ajan henkilökohtaiselle esittäytymiskäynnille.

Hankintayksikkö voi tutustua markkinoihin ja kartoittaa vaihtoehtoja myös esimerkiksi messukäynneillä.

Muista nämä!

1. Hankinnan suunnitteluun kannattaa panostaa aikaa sekä vaivaa. Ajatuksella tehty markkinakartoitus johtaa harkitumpaan tarjouspyyntöön ja vähentää ongelmia kisan myöhemmissä vaiheissa. Vuoropuhelun käyminen kannattaa ottaa tavaksi.
2. Vuoropuhelua käydään aina avoimesti ja aina ennen hankintailmoituksen julkaisemista eli kilpailutuksen virallista aloittamista.
3. Mikään mukana oleva ulkopuolinen taho ei saa vaikuttaa tulevaan hankintaan liikaa tai muuten kyseenalaisella tavalla.
4. Jos olet yrityksen edustaja, tulevaisuudessa mahdollisesti siintävien esteellisyysväitteiden välttämiseksi ja oman selustan turvaamiseksi rohkaise hankintayksikköä aina julkaisemaan ilmoitus vuoropuhelusta julkisesti. Omien ajatusten ja bisneksen esittely on huoletonta, kun sillä ei tule torpanneeksi osallistumista itse kisaan.

Yleisiä uskomuksia vuoropuhelusta

Kuntaliitto on koonnut “Yleisiä uskomuksia vuoropuhelusta” -otsikon alle vuoropuheluun liittyviä uskomuksia ja linjannut, pitävätkö väitteet paikkansa vai onko kyse väärinkäsityksestä.

Tälle on ehdottomasti tilausta!