Kevät on ollut neuvotteluja ja blogissa hiljaista. Työmatkoja, hotellihuoneita ja ideoiden tavoittelua pulla kädessä.

Kun istuu kuuntelemassa rakennusurakoiden, laitehankintojen ja erilaisten palvelujen substanssia riittävän monta päivää, ehtii syntyä muutamia oivalluksia. Tässä parhaat ohjeet onnistuneisiin neuvotteluihin sekä vahva kannanotto keskustelun puolesta – onnistunut hankinta edellyttää aina yhteistyötä ja vuoropuhelua.

1. Luo ilmapiiri.

Kuvitellaan kokous. Sopimuskausi on menossa pieleen, sukset ovat jo ristissä. Nuori juristi kutsutaan mukaan tärkeään tapaamiseen. “Otetaan kahvit ennen kuin toimittajan väki saapuu, heille ei tarjota”, aamun isäntä julistaa uhmakkaana.

Tusina ulkomaalaista herrasmiestä yllättää porukan kupit käsissä. Ei tarjota. Nolottaa niin, että oma kahvi jää eteiseen. “Täällä puhutaan vain suomea”, isäntä jyrähtää. Yhteistyökumppanin ainut suomenkielentaitoinen ryhtyy tulkkaamaan.

On Euroopan johtajaa, Pohjoismaiden päällikköä, juristia ja substanssin tuntijaa. Tapaamiseen on selvästi panostettu. Kohteliaita eleitä ja ratkaisuehdotuksia, joita kukaan ei kuuntele.

Aamupäivä kuluu. Kaikilla on nälkä. Mitään ei tarjota, taukoja ei pidetä. Lopulta rohkaistun. Käyn järjestämässä syötävää ja puhun englantia suoraan vieraille. Parin viikon päästä irtisanoudun.

Tämä kokemus työurani alkumetreiltä on kirkastanut yksinkertaisimman oppini neuvotteluista: luo ilmapiiri. Esittele itsesi ja kerro tapaamisen tavoite. Tarjoa kahvi, tarjoa lounas, tarjoa tauko. Kevennä tunnelmaa. Asiat saavat olla raskaita, tunnelma ei.

2. Kuuntele, keskity, ole läsnä.

Arvosta kaikkien aikaa, etenkin vieraiden. Ole läsnä. Unohda puhelimen vilkuilu ja keskity kuuntelemaan.

Sitouta osallistujat – ota mukaan vain sellaiset henkilöt, joiden toivot pääsevän ääneen. Valmistaudu tapaamiseen ja kirkasta tavoite: mihin asioihin toivomme näkemyksiä, mistä tarvitsemme enemmän tietoa.

Kysy jos et ymmärrä. On harmillisempaa tyytyä sopimuskaudella, kuin esittää pari hupsua kysymystä neuvotteluissa. Kaikkea ei voi tietää – ja juuri siksi niitä neuvotteluja käydään.

3. Tue yhteistyötä – usko onnistumiseen!

Näe neuvottelu yhteistyönä, mahdollisuutena yhdistää tilaajan tavoite ja tarjoajan paras substanssiosaaminen. Parhaimmillaan tapaaminen synnyttää uusia ajatuksia, vaihtoehtoja, ratkaisuja ja kehittää hankintaa. (Julkisessa hankinnassa mahdollisuudet muovata hankinnan sisältöä ovat toki rajalliset ja tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu on huomioitava myös neuvotteluissa.)

Tue ymmärrystä ja usko onnistumiseen. Tämän viisaan neuvon sain kerran eräältä suuren rakennushankkeen tilaajalta. Yhteistyön ydin on siinä, että tahtoo toisen onnistuvan. Asenteella on muuten huikea merkitys! Ole kohtelias aina kun voit.