Oletteko ajatelleet, että maskeja ostetaan miten sattuu, mutta koronarahoitusta saavat yritykset joutuvat tukea käyttäessään noudattamaan hankintalakia? En minäkään.

Sain puhelun kivijalkakauppiaalta. Business Finland oli myöntänyt täysimääräisen liiketoiminnan kehitysrahoituksen häiriötilanteessa, ja hyvä niin. Tukipäätöksen kyljessä oli tullut ohje: “Rahoituksen saajan pitää noudattaa lakia julkisista hankinnoista“.

Mitä lain soveltamisesta tarvitsee tietää? Miten yritys noudattaa hankintalakia? Hankintaturisti selventää.

Miten yrityksestä tulee hankintayksikkö?

Hankintalakia sovelletaan mm. silloin, kun julkinen sektori myöntää tukea hankinnan tekemistä varten ja tuen osuus on yli puolet hankinnan arvosta.

Kuulemani mukaan Business Finland neuvoo todentamaan hankintalain noudattamisen Hilmassa julkaistulla hankintailmoituksen kopiolla tai esittämällä perusteet suorahankinnan tekemiselle.

 

Onko kyseessä pienhankinta – mikä on hankinnan arvo?

Hankintalain noudattamisessa keskeistä on hankinnan arvo. Hankintalaki edellyttää kilpailuttamaan kaikki kynnysarvon ylittävät hankinnat julkaisemalla niistä ilmoituksen Hilma-tietokannassa. Kynnysarvo Hilma-kilpailutuksille on 60.000 € (alv 0 %).

Tämän alle jäävät ostot ovat lain termein pienhankintoja. Pienhankinnat kilpailutetaan ostajan omilla ohjeilla. Pienhankinnoissakin on noudatettava avoimuutta ja tarjoajien tasapuolista kohtelua. Tarkalleen pienhankinnoista sanotaan laissa (2 §) näin:

“Tässä laissa tarkoitetut kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa on pyrittävä huomioimaan hankinnan kokoon ja laajuuteen nähden riittävä avoimuus ja syrjimättömyys.”

Hankintalain noudattamisen kannalta helpointa on, jos kehitysrahalla tehtävät ostot jäävät alle 60.000 euron. Silloin tarjouksia voi pyytää muutamilta alan toimijoilta ja valita näistä kokonaisuuden kannalta parhaan. Pienhankinnan valintaperusteita, hinnan ja laadun painoarvoja tai vaikkapa tarjoavia yrityksiä koskevia soveltuvuusvaatimuksia ei tarvitse avata etukäteen kovinkaan tarkasti.

Inspiraatiota ja julkisen sektorin ohjeita pienhankintojen tekemiseen löytyy netistä helposti. Esimerkiksi Kuntaliiton Julkisten hankintojen neuvontayksikön pienhankintasivusto löytyy täältä.

 

Onko kyseessä suorahankinta?

Suorahankinnassa yritys valitsee itse sopimuskumppaninsa. Julkinen hankinta on mahdollista tehdä ilman avointa kilpailutusta jos laissa nimenomaisesti esitetty suorahankintaperuste täyttyy.

Pandemia-aikana myönnetyn kehitysrahan kohdalla todennäköisin suorahankintaperuste lienee kiire. Hankintayksikkö voi valita suorahankinnan kiireen perusteella jos:

“sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi” (hankintalain 40 §)

Koska suorahankinta poikkeaa lain lähtökohdasta, avoimesta kilpailutuksesta, sen käyttöedellytyksiin suhtaudutaan varsin tiukasti (aiempi kirjoitukseni suorahankinnasta täällä).

Koronakriisin kohdalla kiire mitä todennäköisimmin on kuitenkin perusteltua. Hankintalain edellytykset siitä, että kiire on hankintayksiköstä riippumaton ja ennalta arvaamaton todennäköisesti täyttyvät – lienee kohtuutonta ajatella, että yritysten, ainakaan kaikkien, olisi pitänyt ymmärtää varautua näin poikkeukselliseen kevääseen jo ennakolta.

Vähintäänkin yrityksellä, joka koittaa saamansa rahoituksen perusteella lähinnä selviytyä ja välttää konkurssin, on varmasti myös lain tarkoittama äärimmäinen kiire. Hankintaan käytettävä aika siirtää varsinaisen kehitystyön aloitusta entisestään ja kriisin keskellä aika saattaa loppua kesken.

Kansallisen kynnysarvon ylittävästä suorahankinnasta ei julkaista ilmoitusta Hilmassa. Koska yrityksen on perusteltava rahoituksen antajalle noudattaneensa hankintalakia, käytännössä yrityksen on siis esitettävä, millä perusteella suorahankinta on ollut sille sallittua.

 

Kansallisen hankinnan kilpailuttaminen Hilmassa

Jos kansallinen kynnysarvo ylittyy, eikä suorahankinnalle ole perustetta, hankinnasta on julkaistava ilmoitus Hilmassa.

Tukirahan käytössä on kyse kansallisesta hankinnasta, joten ilmoitus tehdään Hilmassa kansallisen hankintailmoituksen pohjalle (ns. EU-hankinnan kynnysarvo on 214.000 €). Järjestelmä ohjaa ilmoituksen tekemisessä.

Kansallisessa hankinnassa menettely on vapaampaa. Hilmassa julkaistaan myös tarjouspyyntöaineisto tai linkki esimerkiksi ostajan nettisivuille tai tämän käytössä olevaan erilliseen kilpailutusjärjestelmään, josta tarkemmat tarjouspyyntöasiakirjat löytyvät.

Hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä on kuvattava hankintamenettelyn kulku. Lisäksi on kuvattava tarjoajia koskevat vaatimukset (esim. aiemmat referenssit), hankinnan sisältö sekä voittavan tarjouksen valintaperuste (hinta, laatu vai näiden yhdistelmä). Jos vertailussa huomioidaan laatua, ostajan on avattava, mitä laatu juuri tässä hankinnassa tarkoittaa. Laatupisteytyksen on liityttävä hankinnan kohteeseen, ei tarjoavaan yritykseen.

Tarjousten antamiselle on varattava kohtuullinen aika. Tarjoukset voi periaatteessa vastaanottaa jopa sähköpostilla, sillä vaatimus kokonaan sähköisestä menettelystä (tarjousten vastaanottamisesta erillisen järjestelmän kautta) koskee EU-hankintoja.

Tarjoukset tarkastetaan ja vertaillaan tarjouspyynnössä ilmoitettuja kriteerejä noudattaen. Kilpailun tuloksesta tehdään kirjallinen, perusteltu hankintapäätös. Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille osallistuneille (sähköposti käy hyvin). Päätöksen mukana on toimitettava muutoksenhakuohjeet – päätöksestä voi valittaa markkinaoikeuteen tai tehdä oikaisupyynnön ostajalle 14 vrk kuluessa.

Sopimusluonnos, tai ainakin keskeisimmät ehdot, kannattaa liittää jo tarjouspyyntöaineistoon. Sopimuksen sisällöstä ei ole mahdollista neuvotella laajemmin, eikä siihen saa tehdä olennaisia muutoksia edes yhdessä voittaneen tarjoajan kanssa edes ennen allekirjoitusta.

Kaikessa on noudatettava tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua, avoimuutta sekä suhteellisuusperiaatetta – toimien ja linjausten on oltava kohtuullisia ja perusteltuja hankinnan kohteen kannalta.

 

Kirjoittajasta: Olen Sanna, Hankintaturisti-blogin kirjoittaja, yrittäjä itsekin. Avoimesti kerron, että yritykseni tarjoaa julkisten hankintojen konsultointia ja osto-osaamista tilaajapuolelle. Kirjoitukseni tarkoituksena ei ole kosiskella asiakkaita – toimimme pääosin suurten rakennushankkeiden ja vesihuollon hankintojen parissa. Olen kirjoittanut blogia jo vuodesta 2015; haluan jakaa ammattitaitoani, selventää hankintalain soveltamista ja innostaa suurempaa yleisöä suhtautumaan julkisiin hankintoihin hyvällä. Yritykseni ei myöskään ole hakenut koronatukea.

 

[Edit 24.4.2020 klo 7.25: Lisätty kappale kansallisen hankinnan kilpailuttamisesta Hilmassa]