Elämme poikkeuksellisia aikoja ja julkisista hankinnoista toivotaan valoa alati synkkenevien talousuutisten virtaan.
Miten julkisiin hankintoihin sitten pääsee mukaan? Hankintaturisti selventää.
1. Seuraa Hilmaa.
Julkisen sektorin hankinnoista ilmoitetaan Hilma-tietokannassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi. Hilman seuraaminen on tärkeää, sillä järjestelmässä julkaistaan kaikki kynnysarvot ylittävät hankinnat. Kynnysarvojen alle jäävistä hankinnoista ilmoitetaan usein tilaajan omilla nettisivuilla ja esimerkiksi paikallislehdissä. Tilaajiin voi olla myös itse yhteydessä ja kysellä tulevien kilpailutusten käynnistymisestä.
Hilmassa kaikki hankintailmoitukset ryhmitellään niin sanottuihin CPV-koodeihin. Etsi oman alasi CPV-koodi ja tee Hilmassa hankintailmoituksia koskeva hakuvahti ja tadaa – tieto oman alasi ilmoituksista tipahtaa maksutta suoraan sähköpostiin. Ennakkoilmoitukset ruksaamalla saat tiedon myös tulevista hankinnoista sekä mahdollisesti tilaisuuden osallistua hankinnan valmisteluun esimerkiksi asiakirjaluonnoksia kommentoimalla.
2. Kysy jos et ymmärrä.
Kun kiinnostava ilmoitus löytyy, tutustu tarjouspyyntöaineistoon viipymättä. Hankinnasta on todennäköisesti mahdollista esittää kysymyksiä tiettyyn päivään saakka. Hyödynnä se!
Kysymysten esittäminen on erityisen tärkeää, sillä julkisessa hankinnassa annettu tarjous sitoo, eikä sitä voi perua tarjousajan päättymisen jälkeen. Niinpä tarjouspyyntö ja sen mukana mahdollisesti oleva sopimusluonnos on luettava huolella ja kaikki mahdolliset tulkinnanvaraisuudet on selvitettävä ennen tarjouksen jättämistä.
Käy myös kaikki tilaajalle esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset läpi tarjousta tehdessäsi – tilaaja linjaa tarjouspyynnön sisältöä vastauksissaan ja asiakirjojen sanamuotoja saatetaan jopa muuttaa.
3. Vastaa kaikkeen ja toimita pyydetty materiaali – älä muuta.
Tarjousta tehdessäsi vastaa kaikkeen pyydettyyn: Jos tilaaja pyytää kuvailemaan, miten referenssi täyttää asetetut vaatimukset, kuvaile. Jos tilaaja pyytää toimittamaan selvityksiä, toimita. Tuntuu itsestäänselvältä, mutta lähes poikkeuksetta tarjousten joukossa on ylimalkaisesti tiedot ilmoittaneita veijareita.
Hankintojen periaatteisiin kuuluu, että tilaaja saa huomioida ainoastaan ne tiedot, jotka ilmenevät tarjouksesta. Tee siis tarjous aina sillä oletuksella, ettei tilaaja tiedä yrityksestänne mitään. Varaudu myös siihen, ettei annettuja tietoja saa myöhemmin tarkentaa tai täydentää (täsmennyksen pyytäminen on lähtökohtaisesti tilaajan oikeus, ei velvollisuus).
Älä kuitenkaan toimita tarjouksen mukana mitään ylimääräistä materiaalia kuten markkinointipuheita, esitteitä, omia sopimusehtoja tai ansioluetteloita, joita ei ole nimenomaisesti pyydetty. Pahimmillaan näissä asiakirjoissa on jokin ristiriita hankinta-asiakirjojen kanssa ja koko tarjous saatetaan hylätä.
4. Jätä tarjous ajoissa.
Ole ajoissa. Tästä ei voi joustaa. Tarjouksen lähettäminen on aina tarjoajan vastuulla, joten varaudu viimehetkellä jumittavaan nettiyhteyteen ja toimita tarjous hyvissä ajoin.
Jos on pakko valita, jätä mieluummin keskeneräinen tarjous ajoissa kuin riskeeraa ehtiminen. Jos ehditkin viilata yksityiskohtia, voit aina lähettää tarjousajan kuluessa uuden tarjouksen ja nollata ensimmäisen. Sen sijaan myöhästyminen jättää kisan ulkopuolelle lähes varmasti.
5. Ole mukava – kerro mikä mättää.
Aina osallistuminen ei houkuta. Jos tarjouspyyntö vaikuttaa jähmeältä, sopimusehdot ovat älyttömät ja näet heti, ettei kysely toimi tai se vaikuttaa perusteettomasti suosivan tiettyä toimittajaa, kerro se hankintayksikölle – lähetä viesti tai vaikka soita.
Onnistunut hankinta edellyttää hyvää osto-osaamista. Monessa organisaatiossa hankintoja tehdään oman työn ohessa ja kilpailuttajan pöydällä saattaa olla tarjouspyyntöjä työterveyshuollosta rakennusurakoihin ja aurinkopaneeleista viestintäpalvelujen hankintaan. On eri asia tehdä tarjouspyynnön linjauksia ja asettaa vaatimuksia tiedolla kuin parasta toivoen. Fiksu hankintayksikkö haluaa onnistua sopimuskaudella ja on valmis kehittämään hankintaansa. Hyvä tarjouspyyntö houkuttelee osallistumaan ja tarjousten määrä sekä laatu kasvavat. Se, jos mikä on verovarojen vastuullista käyttöä. Ole mukava, näe julkinen sektori ystävänä ja kerro mikä mättää.