Kevät ja aika polkaista fillarikausi käyntiin!
Miten työsuhdepyörät kannattaa kilpailuttaa, Hankintaturisti selventää.
Miten työsuhdepyöräetu toimii?
Käytännössä työsuhdepyörämarkkina perustuu pyörien tarjoamiseen leasingrahoituksella ja siihen liitettävällä hallinnointipalvelulla. Mikään ei sinänsä estä hankintayksikköä hankkimasta pyöriä ikiomaksi ja tarjoamasta niitä työntekijöille, mutta harva työnantaja haluaa omistaa fillareita tai pyörittää toimintaa itse.
Työsuhdepyörämarkkina on puolestaan jakautunut siten, että leasingrahoitusta ja pyörien hallinnointipalvelua (operointia) tarjoavat eri firmat silloinkin, kun kyse on samaan konserniin kuuluvista yhtiöistä. Työsuhdepyöräetua tarjoavat operaattorit toimivat käytännössä vain yhden rahoittajan kanssa siinä missä rahoittajilla voi olla samanaikaisesti yhteistyötä useiden eri operaattoreiden kanssa.
Lyhyesti työsuhdepyöräedun toimintaperiaate on tämä:
- Työntekijä valitsee työsuhdepyöräksi hankittavan pyörän
- Operaattori ostaa työntekijän valitseman pyörän myyjäliikkeestä
- Operaattori myy pyörän leasingrahoituksen toimittavalle rahoittajalle
- Rahoittaja vuokraa pyörän hankintayksikölle leasingsopimuksella
- Hankintayksikkö tarjoaa pyörän työntekijän käyttöön työsuhdepyöräksi
Verotuksellisista syistä toimialan yleinen käytäntö on, että työsuhdepyörien vuokra on 100 € kuukaudessa, ja yksittäisen pyörän leasingsopimuksen kesto vaihtelee hankitun pyörän hinnan perusteella. Tavanomaisesti kuukausivuokra vähennetään työntekijän palkasta.
Julkisissa hankinnoissa leasingrahoittajan ja operaattorin erillisyys näyttää jääneen vähälle huomiolle, ja kilpailutukset rakentuvat usein sen ajatuksen varaan, että rahoituksesta ja operoinnista vastaisi sama taho. Se on ongelmallista, sillä valtaosa hankinnan kustannuksista syntyy leasingrahoituksesta ja yleensä hankintayksikkö solmii juuri rahoittajan kanssa suoran leasingsopimuksen hankituista työsuhdepyöristä.
Tarjouspyynnön rakenne – ryhmittymä, alihankinta vai jako osiin?
Koska työsuhdepyöräedun tarjoaminen edellyttää kahden toimijan yhteistyötä, kannattaa rahoittajaa ja operaattoria ohjeistaa jättämään tarjous yhdessä, käytännössä ryhmittymänä. Vakiintuneesti ryhmittymän sisäisessä vastuunjaossa edellytetään yhteisvastuuta, mutta ryhmittymän jäsenet voivat myös vastata vain tietystä osasta sopimusta ja hankintayksikkö voi sopimusteknisesti edellyttää, että rahoituksesta ja operoinnista tehdään omat sopimuksensa.
Hankinta olisi periaatteessa mahdollista kilpailuttaa myös osiin jaettuna – tai vaikka kahtena erillisenä hankinta – jolloin tarjouksen voisi jättää rahoitukseen ja operointiin erikseen. Se kuitenkin tarkoittaisi, että eri osien tai kilpailutusten voittajiksi saattaisivat valikoitua sellaiset toimijat, jotka eivät tee keskinäistä yhteistyötä. Tästä syystä hankintayksikön olisi ilmoitettava jo hankinta-asiakirjoissa, miten voittava pari valitaan – nousisiko voittaneen rahoittajan pariksi ensimmäiseksi tulleen operaattorin sijaan toiseksi, kolmanneksi jne. tullut operaattori vai olisivatko kenties ensimmäiseksi tulleen operaattorin ja vaikkapa toiseksi tulleen rahoittajan yhteenlasketut pisteet korkeammat ja valittaisiinko sittenkin nämä. Hankinnan osiin jakaminen johtaisi todennäköisesti monimutkaisiin vaihtoehtoisiin pisteytysmekanismeihin, mikä olisi omiaan lisäämään voittajan valintaan liittyvää tulkinnanvaraisuutta – ja tarjoajien turvautumista muutoksenhakuun.
Hankintalainsäädäntö mahdollistaisi yhteisen tarjouksen jättämisen myös alihankintasuhteessa, mutta työsuhdepyörämarkkinalla se on ainakin toistaiseksi epätodennäköistä. Rahoittaja ei voi omiin rahoitussopimuksiinsa liittyvistä syistä sitoutua rahoitusta laajempiin vastuisiin eli toimia pääsopimuskumppanina ja vastata alihankkijana toimivan operaattorin vastuista. Toisaalta rahoittaja ei myöskään voi toimia alihankintasuhteessa operaattoriin, sillä rahoitussopimukset edellyttävät usein sopimussuhdetta suoraan loppuasiakkaan (eli hankintayksikön) kanssa.
Keskeiset sopimusehdot
Pääsääntöisesti hankinnan kohteen kannalta olennaiset sopimusehdot koskevat rahoittajaa ja operaattorin on mahdotonta sitoutua ehtoihin rahoittajan puolesta. Oman etunsa vuoksi hankintayksikön on hyvä tehdä sopimus erikseen rahoittajan ja operaattorin kanssa.
Mistä sitten kannattaa sopia?
Rahoittajan kanssa on sovittava leasingrahoituksen hinnastosta sekä erilaisten muutostilanteiden ehdoista ja hinnoittelusta. Keskeisiä ehtoja ovat pyörien lunastusehdot ja -hinnat sekä palautusehdot eri tilanteissa, etenkin kesken vuokrakauden.
Operaattorin kanssa on tärkeää sopia esimerkiksi hallinnointipalvelun sisällöstä ja hinnastosta, asiakaspalvelun tasosta ja kustannuksista työntekijöille sekä hankintayksikölle, toimintatavoista uusien ja lähtevien työntekijöiden sekä rahoittajan kanssa. Lisäksi esimerkiksi varkausturvasta on hyvä sopia.
Työntekijän asema
Hankintayksikön ja rahoittajan sekä operaattorin välisillä sopimuksilla on vaikutus myös työntekijän oikeuksiin ja velvollisuuksiin.
Toimiva asiakaspalvelu ja helppous pyörän hankintaan ovat mukavia, mutta erityisen suuri merkitys työntekijälle on rahoitussopimuksen ehdoilla, jotka saattavat muodostua työntekijän kannalta jopa kohtuuttomiksi. Rahoitussopimuksessa saatetaan esimerkiksi edellyttää, että työntekijän on maksettava jäljellä olevat leasingrahoituksen kuukausimaksut, mikäli työsuhde päättyy kesken vuokrakauden. Summa saattaa olla useita tuhansia euroja, äärimmäisessä tapauksessa rahoituskulujen vuoksi jopa enemmän kuin pyörän alkuperäinen hankintahinta on ollut myymälässä (!).
Työsuhdepyörien kohdalla työntekijän asemaa eivät turvaa kuluttajasuojalainsäädännön tai työoikeuden kaltaiset normit. Siksi kilpailutuksessakin on hyvä huomioida myös työntekijän asema.
Ja vinkiksi kaikille työntekijöille niin julkisella kuin yksityisellä sektorilla: pyydä työsuhdepyörän keskeiset sopimusehdot aina näytille työnantajalta ennen pyöräedun käyttöönottoa, jotta tiedät mihin sitoudut.
Hyvillä mielin pyöräilemään!
(Kirjoituksessa on hyödynnetty GoByBiken kanssa käytyjä keskusteluja ja asiantuntemusta työsuhdepyörämarkkinasta.)