Kuntaliitossa on huomattu asia, johon omassakin työssäni törmään: vuoropuhelu tilaajan eli hankintayksikön ja yritysten välillä herättää hämmennystä. Kuntaliitto on koonnut “Yleisiä uskomuksia vuoropuhelusta” -otsikon alle vuoropuheluun liittyviä uskomuksia ja linjannut, pitävätkö väitteet paikkansa vai onko kyse urbaanilegendasta. Tälle on ehdottomasti tilausta!

Miten se vuoropuhelu sitten käytännössä järjestetään? Hankala termi tarkoittaa yksinkertaisesti yritysten kanssa käytävää keskustelua. Vuoropuhelun voi toteuttaa kutsumalla yrityksiä kylään kuulemaan tulossa olevista hankinnoista ja kommentoimaan niitä. Antoisaan lopputulokseen pääsee myös julkaisemalla tarjouspyyntöluonnoksen HILMA-sivustolla ja pyytämällä yrityksiltä yksinkertaisesti kommentteja ja ajatuksia kokonaisuuteen tai tiettyihin hankintayksikköä ihmetyttäviin kysymyksiin. Näin on mahdollista ratkaista esimerkiksi lopputulokseen kuten ostettavaan tavaraan, palveluun tai hintaan olennaisesti vaikuttavia asioita, joista hankintayksikkö ei oikein itsekään osaa muodostaa tarjouspyyntöä pohdiskellessaan selkeää näkemystä. Tällaisia voisivat yksinkertaisimmillaan olla vaikkapa hinnoittelumallin ratkaiseminen, takuuajan pituus ja immateriaalioikeuksien siirtyminen. Missä määrin on tarpeen ja kannattavaa; minkälainen vaatimustaso nostaa hintaa, eikä enää palvelekaan tilaajan etua?

Oma kokemus on osoittanut, että hankinnan suunnitteluun kannattaa panostaa aikaa sekä vaivaa. Ajatuksella tehty vuoropuhelu  johtaa usein harkitumpaan tarjouspyyntöön ja vähentää ongelmia kisan myöhemmissä vaiheissa. Tässäkin on toki muistettava yritysten tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu ja tietenkin se, että kaikki vuoropuhelu käydään ennen hankintailmoituksen julkaisemista ja kilpailutuksen virallista aloittamista.