Yhteinen eurooppalainen päänvaiva. Hankintojen oma peli. Spede.

ESPD-lomakkeesta on viime aikoina veistetty jos jonkinlaista vitsiä. Mutta minulla on uutisia! Lomakkeen käyttö ei oikeastaan ole järin vaikeaa, pelottavasta nyt puhumattakaan. Ei se aivan yksiselitteistäkään ole, muttei tästä takuulla hankintamenettelyjen suurinta kompastuskiveä tule. Pikemminkin ESPD:n tarkoitus on helpottaa ja selkeyttää kilpailutusta.

Mikä on ESPD?

ESPD on yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja, tarkemmin sanottuna lyhenne sanoista European Single Procurement Document. Kyseessä on vakiomuotoinen lomake, jota on käytettävä kaikissa EU-hankinnoissa koko Euroopassa. ESPD-lomakkeella kilpailutuksiin osallistuvat yritykset osoittavat olevansa rehtiä porukkaa. Juridisemmin ilmaistuna kyse on tarjoajan soveltuvuuden tarkastamisesta, pakollisesta vaiheesta ennen tarjousten tarkastusta ja vertailua.

Mitä on soveltuvuus?

Jokaisessa julkisessa hankinnassa asetetaan tarjoajayrityksiä koskevia vaatimuksia, jotka eivät varsinaisesti liity hankinnan kohteeseen vaan nimenomaan yritykseen itseensä. Tällaisia yritysten rahoitukselliselle ja taloudelliselle tilanteelle, tekniselle suorituskyvylle ja ammatilliselle pätevyydelle asetettuja vaatimuksia kutsutaan soveltuvuusvaatimuksiksi (aiemmin kelpoisuus).

Yrityksen on esimerkiksi kuuluttava erilaisiin rekistereihin (kuten kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin, arvonlisäverovelvollisten rekisteriin), maksettava verot ja sosiaaliturvamaksut, järjestettävä mahdollisesti myös työterveyshuolto ja otettava toiminnalleen vastuuvakuutus; täytettävä tietty liikevaihtovaatimus ja osoitettava aiemmat kannuksensa referenssien avulla.

Soveltuvuusvaatimukset ovat likellä harmaan talouden torjuntaa, eikä julkiseen hankintaan osallistuvan yrityksen johdolla saa olla tuomioita esimerkiksi veropetoksista, lahjuksen antamisesta, rahanpesusta tai rikollisjärjestön toimintaan osallistumisesta sen paremmin kuin terrorismin rahoittamisesta tai lapsityövoiman käytöstäkään. (Sen sijaan hankintoihin voi kyllä osallistua tavanomaisemmalla rikosrepertuaarilla, minkä joku aina keksii tässä yhteydessä huomauttaa.)

Tapauskohtaisesti tilaaja voi myös arvioida saako kilpailuun osallistua konkurssissa tai yrityssaneerauksessa oleva yritys, vakavaan virheeseen ammattitoiminnassaan syyllistynyt toimija tai esimerkiksi ympäristövelvoitteista vähät välittävä firma.

Miksi ESPD?

Soveltuvuusvaatimusten sisältö perustuu lakiin, mutta lappusen, jolla vaatimukset on esitetty, jokainen kilpailuttaja on aiemmin rustannut itse. Jokaiseen kisaan, jokaiseen tarjouspyyntöön.

Niinpä lomakkeiden kirjo on ollut, no sanoisinko laaja.

Kuvio kieltämättä kuulostaa melko käsittämättömältä.

Mistä aloitan?

ESPD-lomaketta voi käyttää Word-tiedostona, mutta onneksi ei ole pakko. Euroopan komissio on nimittäin koodannut varsin näppärän ESPD:n “täyttö- ja jälleenkäyttöpalvelun”.

Palvelun käyttö ei vaadi sen tarkempaa kirjautumista. Etusivulla valitaan pallukka sen mukaan, edustaako tilaajaa (hankintayksikköä) vai tarjoajaa (talouden toimijaa).

Ruksaa, tallenna, toimita & lataa

Palvelun toiminta-ajatus on tämä: hankintayksikkö laatii palvelussa ESPD-lomakkeen ruksaamalla tarpeelliset soveltuvuusvaatimukset, tallentaa lomakkeen ja toimittaa kooditiedoston tarjoajille. (Kyseessä todella on koodi, tiedoston sisältöä ei tarvitse säikähtää!) Tarjoajat tallentavat tiedoston omalle koneelleen, lataavat sen takaisin ESPD-palveluun ja täyttävät kysytyt tiedot. Lopuksi tarjoajat tallentavat lomakkeen ja toimittavat uuden kooditiedoston tarjouksensa mukana hankintayksikölle. Hankintayksikkö pääsee näkemään vastaukset lataamalla tarjoajien toimittamat kooditiedostot jälleen ESPD-palveluun.

Eli hankintayksikön näkökulmasta: ruksaa, tallenna, toimita. Tarjoajan puolelta: lataa, ruksaa, tallenna, toimita. Ja vielä kerran hankintayksikön suunnasta: lataa, tarkasta.

Ohjeista & tarkenna

ESPD-palvelun käyttö itsessään on melko helppoa. Pakollisia poissulkuperusteita ei saa ruksattua pois päältä eli järjestelmä ohjaa noudattamaan hankintadirektiivin ehdottomia vaatimuksia.

Palvelussa käytetyt termit ovat kuitenkin jossain määrin meikäläiseen hankintakieleen vieraita ja vaikeaselkoisia.

Suurin ongelma on kuitenkin se, ettei lomakkeen vaatimuksia voi selventää vapaamuotoisella tekstillä. Soveltuvuutta voi arvioida esimerkiksi “muilla taloudellisilla ja rahoitusta koskevilla vaatimuksilla”. Harmi vain, ettei lomakkeeseen ole mahdollista kirjoittaa, mitä nämä “muut vaatimukset” ovat. Käytännössä tällainen vaatimus voisi olla vaikkapa Rating Alfa -luokituksen ilmoittaminen. Liikevaihtovaatimuksen yhteyteen ei saa merkittyä edellytettyä liikevaihdon suuruutta, vastuuvakuutuksesta puuttuu kenttä vakuutuksen määrälle, referenssivaatimusta ei saa tarkennettua. Noin esimerkiksi. Näiden kaikkien sisältö on määriteltävä jossain. Käytännössä ESPD-lomakkeen käytöstä on kirjoitettava ohje, jossa vaatimusten sisältö avataan. Ohje on liitettävä tarjouspyyntöön.

Ehkä Sittenkin Parasta Designia?

ESPD-palvelun opettelu vie varmasti hetken. Samoin sen hahmottaminen, miten soveltuvuusvaatimukset pyydetään vakiolomakkeella ja miten niiden sisältöä tarkennetaan lisäohjein.

Uskon kuitenkin, että kun lomakkeen on täyttänyt pari kertaa, homma alkaa väkisinkin sujua. Muutamien vuosien päästä ehkä jo ihmettelemme, miten pärjäsimme ennen ESPD:tä ja kerromme hassuja tarinoita kirjavista, toinen toistaan epäselvemmistä soveltuvuusvaatimuksista ja -lomakkeista. Sillä onhan siinä jotain huvittavaa, keksiä nyt pyörä uudelleen jokaiseen hankintaan.