Julkiset hankinnat ovat viestintää ja onnistunut hankinta edellyttää vuoropuhelua. Olen viime aikoina löytänyt itseni kerran jos toisenkin puhumasta haltioituneena vuorovaikutuksen merkityksestä julkisissa hankinnoissa. Minusta hankintalain paras säännös on markkinakartoitus ja aika korkealle yltävät myös neuvottelumenettelyä koskevat pykälät.
Yllätyksekseni olen viime aikoina törmännyt myös neuvottelumenettelyä koskeviin väärinkäsityksiin, jotka ovat saaneet tilaajat suotta arkailemaan ja välttämään koko menettelyä. Optimisti ei lannistu ja väärinkäsitykset pitää oikoa! Vuoden sisään on mahtunut kymmenkunta neuvottelumenettelyä – tässä kolme tärkeintä oivallusta.
1. Kevyt aloittaa.
Neuvottelumenettelyn saa kevyesti käyntiin. Hankintailmoituksen kyljessä julkaistaan alustava tarjouspyyntö ja pyydetään tarjouskilpailusta kiinnostuneita jättämään osallistumishakemukset. Mukaan voi valita kaikki kiinnostuneet, soveltuvuusvaatimukset täyttävät ehdokkaat tai karsia osallistujien määrää (käytännössä) referenssejä vertailemalla.
Tilaajan kannalta neuvottelumenettelyn aloittamisen tekee helpoksi mahdollisuus täydentää ja tarkentaa alustavassa tarjouspyynnössä (julkisesti!) esitettyjä tietoja toimittamalla ainoastaan mukaan valituille tarjoajille yksityiskohtaisempia kuvauksia hankinnan kohteesta ja sopimusehdoista esimerkiksi neuvottelukutsun yhteydessä.
Lain mukaan hankintailmoituksessa, alustavassa tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsussa esitetyistä vähimmäisvaatimuksista ja kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteesta ei saa neuvotella. Epävarmuus neuvottelumenettelyn käytössä johtuu kuulemani mukaan nimenomaan tämän kohdan tulkinnasta.
On selvää, ettei vähimmäisvaatimuksista ja valintaperusteesta neuvotella. Olennainen kysymys onkin, millä tarkkuudella vähimmäisvaatimuksia tai valintaperustetta avaavia kriteereitä tarvitsee ylipäätään ilmoittaa. Laki ei nimittäin vaadi ilmoittamaan vähimmäisvaatimuksia. Lain mukaan hankinnan kohde ja valintaperuste on kuvattava ”riittävän täsmällisesti”, jotta tarjoajat voivat arvioida ovatko he ”kiinnostuneita osallistumaan hankintamenettelyyn ja jättävätkö ne siten osallistumishakemuksen”.
Rohkenen väittää, että skarppi tilaaja onnistuu kyllä muotoilemaan hankinnan kohteen riittävän täsmällisesti tarjoajien kiinnostuksen arvioimiseksi ilman kovinkaan montaa ehdotonta vähimmäisvaatimusta tai vertailuperusteiden yksityiskohtaista avaamista – ja jättää siten itselleen pelivaraa* neuvotteluihin ja lopullisen tarjouspyynnön muovaamiseen. Tämän säännöksen takia neuvottelumenettelyä on siis turha karttaa.
2. Tarjoajan osaaminen käyttöön!
”Neuvottelemalla tarjoajien kanssa tilaaja saa hankinnan kannalta hyödyllistä lisätietoa ja vaikeita asioita ratkaistuiksi”, perusteli eräs timanttinen tilaaja minulle taannoin. Itse asiassa kyseisen tilaajan mielestä neuvottelumenettely on melkeinpä ainoa järkevä tapa kilpailuttaa yhtään mitään. Alan olla samoilla linjoilla. Avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei koskaan saada vastaavaa mahdollisuutta muotoilla ja kehittää hankintaa ja sopimusehtoja yhdessä tarjoajien kanssa.
Tarjoajan osaamisen hyödyntäminen edellyttää näkökulman muutosta ja sen hyväksymistä, että onnistunut hankinta on yhteispeliä ja viisaus substanssin ratkaisemiseen asuu tarjoajissa.
3. Sopimuskausi alkaa hyvällä.
On jokseenkin eri asia aloittaa sopimuskausi, kun on osallistunut hankinnan kohdetta ja sopimusehtoja koskeviin neuvotteluihin ja tullut kuulluksi menettelyn aikana. Hyvällä tuurilla saattaa jopa olla, että myös hävinneiden tarve turvautua muutoksenhakuun vähenee, kun on viettänyt päivän tilaajan neukkarissa ja saanut pulla kädessä purkaa ajatuksiaan, tulla kuulluksi ja ehdottaa, miten hankinta kannattaisi toteuttaa.
[*Edit 1.12. klo 11.45: Tarkennan, että ”pelivaran” jättämisellä tarkoitan ainoastaan sellaisten substanssia koskevien yksityiskohtien (käytännön detaljien) täsmentämistä, joilla ei ole merkitystä tarjoajien aseman kannalta. Neuvottelujen perusteella ei saa tarkentaa sellaisia seikkoja, jotka vaikuttaisivat tarjoajien asemaan (suosii tiettyä tarjoajaa tai joku on jäänyt suotta menettelyn ulkopuolelle).]
Ei mielestäni ole kuitenkaan kovin avointa jättää mainitsemallasi tavalla ”riiittävää pelivaraa” kriteerien täsmentämiseen neuvottelujen kuluessa. Lisäksi tämä on omiaan herättämään juuri sen kysymyksen, ovatko vähimmäiskriteerit ja vertailuperusteet muuttuneet menettelyn kuluessa, minkä voidaan tulkita tarkoittavan sitä, että perusteista on neuvoteltu. Samoin yhden ehdokkaan suosiminen nousee tapetille jos kriteeristö täsmentyy vasta neuvottelujen kuluessa.
Kiitos kommentistasi. Neuvottelumenettelyn käytön tarkoituksena toki on, että hankinnnan kohteesta neuvotellaan – pelivaraa on joka tapauksessa, sillä hankinnan kohdetta ei valitun menettelymuodon vuoksi lähtökohtaisesti osata esittää ehdottoman tarkasti. Vähimmäiskriteerit ja valintaperuste eivät tietenkään muutu menettelyn aikana. Lähinnä kyse onkin minusta siitä, että tilaaja esittää hankinnan kohteen tietoisena siitä, ettei näitä vähimmäisvaatimuksia myöhemmin voi muuttaa, jolloin on hyvä arvioida, millä tarkkuudella ne on tarkoituksenmukaista asettaa alustavaan tarjouspyyntöön. Mikään ei toki estä olemasta hyvinkin tarkka. Lain ja esitöiden sanamuodot antavat kuitenkin mahdollisuuden ”täsmentää yksityiskohtia neuvottelujen aikana” (HE, s. 125).
Lisään vielä, että blogiteksti on aina eräänlainen kärjistys. Tämänkin kirjoituksen tarkoituksena on herättää ajatuksia, ei toimia ainoa ohjenuorana hankintojen tekemiselle.