Olin taannoin puhumassa vaikuttavuuden hankinnasta työni puolesta ja aihe on kiinnostanut viimeaikaisissa kohtaamisissa laajemminkin. Viimeksi eilen Sitra esitti Twitterissä toiveen vaikuttavuuden huomioimisesta palveluhankinnoissa nuorten syrjäytymistä koskevaan Helsingin Sanomien uutiseen ja sen taustalla olevan Me-säätiön analytiikkaan viitaten. Sitra itse julkaisi jo viime syksynä käsikirjan vaikuttavuuden hankinnasta, jonka on muuten kirjoittanut timanttinen työkaverini, datanero Jussi Pyykkönen.

Vaikuttavuuden hankinta on nyt vahvasti ajassa, mutta mitä se oikein tarkoittaa? Hankintaturisti selventää.

Mitä haluamme saada aikaan?

Vaikuttavuuden hankinta tarkoittaa tulosten hankintaa. Tulos puolestaan määrittyy  tuotetun arvon kautta. Ajatus on yksinkertainen – mitään palvelua ei osteta pelkästä ostamisen ilosta.

(Ajatellaan vaikka kotiin hankittavaa siivousta. Tavoitteena on saada puhdas koti. Ostamme siis vaikuttavuutta kodin siisteyteen.)

Myös julkisella hankinnalla on aina tarkoitus saada jotain aikaan, vaikuttaa johonkin – parantaa palvelua, vähentää kustannuksia, lisätä resursseja, esimerkiksi.

Ensimmäiseksi on selvitettävä, mikä on se tavoite tai ongelma, johon on tarkoitus vaikuttaa. Vaikuttavuuden on oltava tilaajan näkökulmasta merkityksellistä. Lisäksi tavoiteltavien asioiden on oltava mitattavissa. Tähän vaikuttaa olennaisesti se, mitä dataa meillä on käytettävissä. Jos dataa ei ole, voitaisiinko nykyistä toimintaa alkaa mitata, jotta seuraavassa kilpailutuksessa vaikuttavuus olisi mahdollista huomioida? Esimerkkeinä mitattavista asioista käyvät vaikkapa käyttöaste, syntynyt kustannussäästö tai vähentynyt palvelun tarve. Tulosten mittaaminen edellyttää, että tulosten tarkastelujakso on riittävän pitkä.

Määritellessään vaikuttavuustavoitteita ja mittareita tilaaja joutuu vääjäämättä myös priorisoimaan. Kaikkia tavoitteita ei ehkä ole mahdollista mitata ja toisaalta mittaustulokseen saattavat vaikuttaa myös muut tekijät, joihin palveluntuottaja ei voi vaikuttaa (sellaista mittaria ei voi käyttää).

→ Määrittele hankinnan tavoite.

→ Tutki käytettävissä olevat mittarit – mitä tietoja voitaisiin käyttää?

Tilaaja määrittelee hiekkalaatikon, toimittaja leikit

Määriteltyään hankinnan tavoitteet (mihin on tarkoitus vaikuttaa) sekä mittariston, jolla tuloksia arvioidaan, tilaaja jättää varsinaisten keinojen ratkaisemisen palveluntuottajalle. Sitran käsikirjaa lainaten tilaaja muuttuu määrittelijästä omistajaksi ja toimittaja suorittajasta innovaattoriksi. Tilaaja speksaa reunaehdot, määrittelee Pyykkösen sanoin hiekkalaatikon reunat, eli säännöt, joiden puitteissa palvelua on tuotettava. Palveluntuottaja ratkaisee, minkälaisia leikkejä hiekkalaatikossa toteuttaa. Tai kotisiivouksen kautta: harva jaksaa määritellä tarkkoja vaatimuksia työlle, vaan maksaa laskun mieluummin lopputuloksen perusteella eli sen mukaan, onko koti puhdas vai ei.

Tämä näkökulman muutos vaatii julkiselta tilaajalta ennakkoluulottomuutta ja rohkeutta luottaa siihen, että palveluntuottajalla on oman alansa asiantuntijana paras kyky ratkaista toimivat keinot hankinnan toteuttamiselle. Oman kokemukseni mukaan tämä aiheuttaakin kipuilua. Pitäisikö sittenkin asettaa tarkempia vähimmäisvaatimuksia, varmuuden vuoksi? Mitä jos palveluntuottaja tähtää tuloksiin kyseenalaisin keinoin? Vaikuttavuuden hankinta, kuten muutkin innovaativiset hankinnat, edellyttävät toimijoihin luottavaa, vastuullista ja joustavaa kulttuuria. Epävarmuutta uuden edessä kestää ehkä paremmin jos on keskustellut spekseistä, niistä hiekkalaatikon reunoista, tarjoajien kanssa jo hankinnan suunnitteluvaiheessa markkinakartoituksen avulla.

→ Vaihda näkökulmaa. Palveluntuottajan osaaminen käyttöön! Siirrä vastuu sisällöstä (ja riski tuloksista) palveluntuottajalle.

→ Keskustele toimijoiden kanssa – järjestä markkinakartoitus. Miten viisas määrittelee raamit, mittarit ja palkkion maksun?

Ei tuloksia, ei palkkiota

Palveluntuottajalle maksetaan vain lopputuloksen onnistumisesta, ei panoksesta tai annetusta palvelusta. Se kannustaa kehittämään palvelumuotoja ja palvelemaan asiakasta mahdollisimman kustannustehokkaasti (joka ei suinkaan tarkoita huonoa laatua!).

Korvausta voidaan maksaa suorista tuloksista tai tuloksista suhteessa verrokkiryhmään. Käytännössä maksut suoritetaan vasta palveluntuotannon päätyttyä, jolloin mittaustulokset ovat selvillä. Jos tuloksia ei synny, maksujakaan ei suoriteta. Tämän pitäisi olla oikeastaan aika itsestäänselvää, mutta julkisessa hankinnassa näkökulma tuntuu suorastaan villiltä.

Jos ajatus hirvittää, vaikuttavuuden hankintaan ei tarvitse siirtyä yhdellä hyppäyksellä. Aluksi tulosten mittaamista voi harjoitella esimerkiksi maksamalla vaikuttavuudesta  bonusta. Palveluntuottajan mahdollisuudet kehittää palvelua ovat kuitenkin huomattavan paljon rajallisemmat jos tarkat määrittelyt ovat tulleet tilaajalta.

→ Rohkene! Vaikuttavuuden hankinta edellyttää isoa näkökulman muutosta. Ensimmäisen kokeilijan paikka voi olla epäkiitollinen omassa organisaatiossa.

 

[Lähteenä on käytetty keskusteluja Pyykkösen kanssa sekä Sitran julkaisua 115/2016, Vaikuttavuuden hankinta – käsikirja julkiselle sektorille.]