Miljoonahankinnan tarjoukset saapuvat – ja yrityksiä joudutaan sulkemaan kisan ulkopuolelle. Jälleen. Yksi on unohtanut ESPD-lomakkeen, toinen ei ole huomannut kuvata referenssien sisältöä lainkaan ja kolmas jättää koko tarjouksen myöhässä. Itse asiassa muidenkin tarjoukset saapuvat vain pari minuuttia ennen määräajan umpeutumista. Kiroilen ääneen. Sitten vedän henkeä ja soitan asiakkaalle.
Jos voisin kertoa tärkeimmät neuvoni kaikille kilpailutuksiin osallistuville yrityksille, kertoisin nämä.
1. Jätä tarjous ajoissa.
Tästä ei voi joustaa. Ei minuuteilla, ei sekunneilla. Ole ajoissa. Muista, että tarjouksen lähettäminen on aina tarjoajan vastuulla. Seuraa Hilmaa aktiivisesti, tutustu asiakirjoihin ajoissa, aikatauluta oma työ ja varaudu h-hetkellä liikenneruuhkaan, rikkinäiseen printteriin tai jumittavaan nettiyhteyteen.
Jätä tarjous mieluiten reippaasti etukäteen. Myöhästyminen on lähes automaattinen poissulkemisperuste vaikka se harmittaisi tilaajaa ihan yhtä paljon. Jos on pakko valita, jätä mieluummin keskeneräinen tarjous ajoissa kuin riskeeraa ehtiminen. Jos haluat (ja ehdit) viilata yksityiskohtia, voit aina lähettää tarjousajan kuluessa uuden tarjouksen ja ”nollata” ensimmäisen.
2. Vastaa kaikkeen ja toimita pyydetty materiaali – älä muuta.
Jos tilaaja pyytää kuvailemaan, miten täytät asetetut vaatimukset, kuvaile. Jos tilaaja pyytää toimittamaan selvityksiä, toimita. Pyydetyllä kielellä, pyydetyssä muodossa, pyydetyssä sivumitassa. Itsestäänselvyyksiä, muttei sittenkään.
(Vinkki tähän liittyen: Jos mahdollista, käytä sanallisissa kuvauksissa alaotsikoina samoja sanoja, joita tilaaja on ilmoittanut arvostavansa vertailussa. Esimerkiksi jos tilaaja arvioi asiakasnäkökulman huomioimista, käytä samaa termiä omassa kuvauksessasi alaotsikkona. Helpottaa luettavuutta ja tarjous vaikuttaa skarpilta.)
Älä liitä tarjoukseen mitään ylimääräistä materiaalia kuten markkinointipuheita, esitteitä, omia sopimusehtoja, ansioluetteloita tai referenssejä, joita ei ole nimenomaisesti pyydetty. Pahimmillaan näissä asiakirjoissa on jokin ristiriita hankinta-asiakirjojen kanssa ja tarjous hylätään.
Muista, että tilaajalla on oikeus, mutta vain hyvin harvoin velvollisuus pyytää tarkentamaan tarjouksessa annettuja tietoja. (Muista tämä myös siinä tapauksessa, että jätät tarjouksen keskeneräisenä.)
3. Älä oleta.
Tilaaja saa huomioida ainoastaan ne tiedot, jotka ilmenevät tarjouksesta. Vaikka olisit tilaajan nykyinen sopimuskumppani ja paras ystävä, tee tarjous aina sillä oletuksella, ettei tilaaja tiedä yrityksestänne mitään. Tämä koskee myös nykyistä sopimustanne – tilaaja ei voi huomioida itseään referenssinä jos tieto ei ilmenee tarjouksesta.
4. Tarjous sitoo.
Julkisessa hankinnassa tarjous on sitova. Tarjousajan päätyttyä tarjousta ei voi muuttaa, eikä yksipuolisesti peruuttaa. Tarjouspyyntö ja sen mukana mahdollisesti oleva sopimusluonnos kannattaa lukea huolella ennen tarjouksen jättämistä.
5. Kysy, jos et ymmärrä.
Liittyy suoraan edelliseen. Kysy ja selvitä epäselvyydet ennen tarjouksen tekemistä. Pääsääntöisesti tarjouspyynnössä on ilmoitettu, mihin mennessä kysymyksiä saa lähettää ja koska niihin vastataan. (Tästäkin syystä asiakirjoihin perehtyminen ajoissa palkitsee.)
Tilaaja vastaa kysymyksiin kootusti ja kaikille. Lähesty tilaajaa sähköpostilla tai kilpailutusjärjestelmän kautta – tilaaja ei anna tietoja puhelimessa (ainakaan puhelimessa saatuihin tietoihin ei kannata luottaa).
Jos huomaat hankinta-asiakirjoissa selvän virheen vielä kysymyksille asetetun määräajan päätyttyä, ilmoita tilaajalle. Tilaaja ei ehkä enää vastaa (tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu vaarantuu jos kaikkia hankinnasta kiinnostuneita ei voida varmuudella tavoittaa), mutta jos asiakirjoissa on todellinen pommi, tilaajalla on mahdollisuus keskeyttää hankinta.