Kiinnostavatko käyttäjäystävällisemmät palvelut ja tehokkaammat toimintatavat?

Teollisuustaiteen liitto Ornamo julkaisi eilen oppaan muotoiluhankinnoista eli muotoilun ja julkisten hankintojen yhdistämisestä. Liitto on tässä melkoinen pioneeri, sillä kansainvälisestikin aiheesta on kirjoitettu hyvin vähän.

Vaikuttavaa vuoropuhelua! – Opas tulokselliseen muotoiluhankintaan löytyy netistä ja se on käytännönläheisyydessään suorastaan erinomainen! Oppaassa on huomioitu tilaajan sekä myyjäpuolella olevien muotoilijoiden näkökulmat.

Mitä muotoiluhankinnat ovat?

Muotoiluhankinnoilla ei tarkoiteta Aalto-vaasien tai muiden designesineiden ostoa. Kyse on palvelun muotoilusta, käytännössä tilaajan toimintatapojen muuttamisesta tai ulkoistettavan palvelun kehittämisestä käyttäjäystävällisemmäksi.

Ornamon oppaassa muotoiluhankinnoilla tarkoitetaan sellaisen asiantuntijapalvelun hankintaa, joka tähtää toiminnan, palvelujen, tilojen tai visuaalisen ilmeen kehittämiseen käyttäjälähtöisesti ja muotoilun menetelmiä hyödyntäen. Tällaisia muotoilun menetelmiä ovat esimerkiksi käyttäjätutkimukset, haastattelut ja työpajat eli erilaiset toimet, joissa osallistamisen ja yhteisen kehittämisen kautta opitaan ymmärtämään loppukäyttäjää ja tämän toiveita ja tarpeita paremmin.

Kyse on käyttäjälähtöisestä kehittämisestä. Tilaaja saa uusia toimintatapoja ja palvelujen käyttäjät otetaan mukaan heitä koskevien palvelujen suunnitteluun. Kuulostaa kaikin puolin järkevältä.

Ornamon mukaan muotoilijat ovat käyttäjälähtöisen suunnittelun ja ongelmaratkaisun asiantuntijoita, joiden osaamista kannattaisi hyödyntää myös julkisissa hankinnoissa.

Miten muotoilun voi huomioida julkisissa hankinnoissa?

Hankittavan palvelun muotoilu

Yksinkertaisimmillaan kyse on vuoropuhelusta. Muotoilu yhdistää tilaajan ja palvelua käyttävät asiakkaat. Palvelumuotoilun avulla ”aina ennenkin on tehty näin” -kuvion tilalle saadaan tuoreita, käyttäjänäkökulman huomioivia vaihtoehtoja. Miten palvelun tai toiminnan voisi järjestää käyttäjäystävällisemmin? Minkälaista palvelua kannattaisi ostaa, mikä tuo käyttäjille todellista lisäarvoa? Vielä ei siis osteta ulkoistettavaa palvelua, kuten vanhainkotipaikkoja, vaan muotoilija suunnittelemaan asumispalvelun hankintaa.

Oppaaseen on koottu hyvät muistilistat tilaajalle ja tarjoajalle. Tilaajan listalla ykkösenä on tarpeen tai ongelman määrittely: ”Kuvaa hankintailmoituksessa tarvetta tai ongelmaa, älä ratkaisua. Ratkaisu kehitetään yhteistyössä tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa.” Tarjouskilpailuissa ei saa edellyttää ilmaista työtä ja valintaperusteena on syytä huomioida myös laatu. Erityisesti oppaassa ohjataan kiinnittämään huomioita Hilman CPV-koodien käyttöön, muotoiluhankinnat kun voivat löytyä mitä moninaisimpien luokittelujen alta.

Vastaavasti tarjoajia kannustetaan seuraamaan Hilmaa ja muistutetaan vastaamaan tarjouksissa vain pyydettyihin kysymyksiin. Muotoilijoita rohkaistaan myös esittäytymään tilaajille, sillä valtaosa muotoiluhankinnoista on yhä pienhankintoja, joita hankintayksikön ei tarvitse kilpailuttaa julkisesti.

Tilaajan työn kehittäminen

”Ne paperit voivat olla aika kamalia. Eiväthän ne ole yhtään käyttäjälähtöisesti tehtyjä. Jonkun pitäisi kokeilla kertaalleen miten tarjouspyynnöstä voisi saada ymmärrettävän ja selkokielisen.”, nimetön muotoilija vetoaa oppaassa.

Väitän, että hankinnoista voi puhua selkokielellä ja tarjouspyynnöistä saa simppeleitä. Ennen kaikkea kyse on osaamisesta ja rohkeudesta – ei hankintalaki sitä estä. Etenkin tarjouspyynnön pitäisi olla selkeä, suorastaan houkutteleva. Sopimustekstin pitäisi olla ymmärrettävää molemmille osapuolille, mielellään muillekin. Jos tilaajan oma osaaminen ei tähän riitä, palvelumuotoilua voi käyttää vaikkapa malliasiakirjojen kehittämiseen.

Ornamon uusimmassa jäsenlehdessä tarjouksen tekijöitä ohjeistetaan ”rajoittamaan luovuutta” ja ”ajattelemaan kuten virkamies tai hankintajuristi”.

Mitä jos virkamies ja hankintajuristi ajattelisivatkin vaihteeksi kuten muotoilija?