”Moni luovan alan toimisto tai freelanceri tekee pieniä projekteja julkisen puolen ostajille, joita hankintalaki velvoittaa. Eteen tulee hankalia kysymyksiä, joihin ostajatkaan eivät aina osaa vastata.”

Sain jo hyvän aikaa sitten toiveen ruotia hankintoja tällaisten pienten pelaajien näkökulmasta.

Miten toimia oikein, kun töistä maksetut summat ovat pieniä puroja? Kenen vastuulla hankintalain noudattaminen oikein on?

Mikä ihmeen kynnysarvo?

Kynnysarvo on euromäärä, jonka ylittyessä ostot on kilpailutettava hankintalain mukaan. Hankintalakia puolestaan noudattavat hankintayksiköt – karkeasti yksinkertaistaen julkisen sektorin toimijat kuten kunnat, kuntayhtymät, sairaanhoitopiirit, seurakunnat ja valtio.

Tällä hetkellä kynnysarvo tavaroiden ja palvelujen ostamiselle on 30.000 euroa (alv 0 %). Hankintalain uudistusta valmistellut työryhmä on ehdottanut kynnysarvoihin reiluja korotuksia jopa 60.000 euroon asti. [Edit 7.7.2017: Kynnysarvo 60.000€] Nämä arvot ovat suomalaisen lainsäädännön tuote – hankintadirektiivi, johon hankintalaki pohjautuu, edellyttää kilpailuttamaan ostot vasta satojen tuhansien ylittyessä. Tällä hetkellä EU-kynnysarvo on 209.000 euroa (alv 0 %).

Kynnysarvojen laskeminen

”Luovan alan toimisto tekee useita kynnysarvon selkeästi alittavia, muutaman tuhannen euron hintaisia projekteja kaupunkikonsernin eri osille. Tällaisia ovat mm. verkkojulkaisut, joilla jokaisella on eri teema. Asiakkaat ovat eri virastoja.”

Kerryttävätkö projekteista maksetut hinnat yhtä ja samaa kynnysarvosummaa?

Tähän on hankala antaa yksiselitteistä vastausta.

Projektikohtaisten toimeksiantojen sijaan kynnysarvon täyttymistä tarkastellaan tilaajasta käsin: Jos tilaaja hankkii palvelua useampaan samanlaiseen toimipisteeseen, kaikki hankinnat lasketaan yhteen. Sen sijaan jos nämä toimipisteet ovat selvästi erillisiä yksiköitä, jotka vastaavat itsenäisesti omista hankinnoistaan, ei hankintojakaan lasketa yhteen. Tätä vakiintunutta tulkintaa on tarkennettu uudessa hankintadirektiivissä (art 5).

Suuren kaupungin eri virastot ovat mahdollisesti hyvinkin itsenäisiä ja toisistaan erillisiä. Käytännössä niillä tuskin edes on tietoa toistensa projekteista ja niihin liittyvistä hankinnoista tai yhteistyökumppaneista. Ison kaupungin virastot tekevät ovat ratkaisunsa itsenäisesti ja kukin omasta budjetistaan. Tällöin jokaisella virastollakin on projekteille ”oma kynnysarvonsa” eli töitä eri virastoille ei lasketa yhteen.

Mutta mitä pienempi tilaaja, todennäköisyys virastojen ja toimipisteiden itsenäisyydelle laskee. Pikkupitäjässä eri projekteista maksettavat hinnat kyllä kartuttavat samaa kynnysarvoa.

Kenen vastuulla kynnysarvojen seuraaminen on?

Kynnysarvojen seuraaminen on aina ostajan vastuulla (ja intressissä).

Entä jos…

”Ostaja on tyytyväinen saamaansa palveluun ja sen laatuun, mutta kun kynnysarvo täyttyy, kiittää ja siirtyy käyttämään uutta toimistoa sen sijaan, että kilpailuttaisi työn. Vaihtoehtoisesti projekti paisuu, mutta kustannukset eivät saa enää kasvaa, jottei kynnysarvo ylittyisi.”

Onko tämä hankintalain hengen mukaista eli saako yritystä vaihtaa kynnysarvon täyttyessä?

Se kaiketi ole julkisten varojen tarkoituksenmukaista käyttöä.

Jos kynnysarvo näyttää sittenkin ylittyvän, ostajan on kilpailutettava hankinta. Vastuu hankintalain noudattamisesta on siis nimenomaan tilaajapuolella.

Hankintalailla on negatiivinen klangi ja kilpailuttamista pelätään – usein suotta. Jos on velvollinen noudattamaan hankintalakia, rahkeet kannattaa käyttää mielekkään lopputuloksen ja hyvän kumppanuuden hahmotteluun kilpailuttamisvelvoitteesta ahdistumisen sijaan. Hankintalaki speksaa menettelyä, mutta ei ole hankalan maineensa väärti. Usein kaikki menee nappiin (kuten täällä) ja apuakin on saatavilla.

Kun kilpailutus on tehty, tilaaja voi keskittyä olennaiseen eli ostaa palvelua todellisen tarpeensa mukaan vahtimatta kynnysarvoa alituiseen. Vastaavasti yrityksellä on mahdollisuus keskittyä bisnekseen (Suomi nousuun!) ja julkinen sektori näyttäytyy kaiken kaikkiaan houkuttelevampana kumppanina.

Mitä kynnysarvon ylittämisestä seuraa?

Todennäköisesti negatiivista julkisuutta ja imagohaittaa.

Kun kynnysarvo ylittyy, hankinta olisi pitänyt kilpailuttaa hankintalain mukaan. Jos näin ei ole tehty, osto katsotaan suorahankinnaksi. Suorahankinnalle on aina oltava laissa säädetty peruste, jollaisia kynnysarvon ylittyminen ja firman vaihtamisesta aiheutuva harmi eivät arvatenkaan ole. Tehty suorahankinta on siis laiton ja kilpailija voi valittaa siitä markkinaoikeuteen.

Jos kyseessä on kansallinen hankinta eli oston suuruus ylittää 30.000e [nyk. 60.000€], mutta on alle 209.000e, markkinaoikeus voi määrätä tilaajan (kaupungin) maksamaan ns. hyvitysmaksua. Hyvitysmaksun suuruus on 10 % hankinnan arvosta ja se maksetaan valituksen tehneelle yritykselle. Edellytyksenä kuitenkin on, että yritys kykenee osoittamaan, että sillä olisi ollut todellinen mahdollisuus voittaa kilpailutus jos sellainen olisi järjestetty hankintalakia noudattaen. Tämän osoittaminen on käytännössä melko mahdotonta tilanteessa, jossa kilpailutusta ei ole järjestetty lainkaan, joten hyvitysmaksua tuskin määrätään.

Sen sijaan jos suorahankinnan arvo ylittää 209.000e, markkinaoikeudella on hyvitysmaksun lisäksi repertuaarissaan ns. seuraamusmaksun määrääminen (myöskin 10 % hankinnan arvosta, määrätään tilaajalle ja maksetaan sanktiona valtiolle) sekä sopimuskauden lyhentäminen ja sopimuksen toteaminen tehottomaksi. Markkinaoikeus voi siis määrätä sopimuksen päättymään.

Vastuuseen joutuu nimenomaan tilaaja. Palvelua tyytyväisenä hoitavan yrityksen tai freelancerin kannalta suurin uhka lienee imagohaitan tasoa.

Entä jos oston arvon todella on alle 30.000 euroa?

Siinä tapauksessa kyseessä on ns. pienhankinta ja tilaaja voi tehdä oston omien hankintaohjeidensa mukaan.

[Jutun sitaatit ovat poimintoja toivepostauksen esittäneen pienyrittäjän arjesta.]