Viime päivät ovat kuluneet tarjouspyyntöasiakirjojen julkaisua sekä tarjoajan soveltuvuutta mittaavan niin sanotun ESPD-lomakkeen käyttöä pohdiskellen.
Jälkimmäiseen palaan myöhemmin, mutta mitä on tiedettävä tarjouspyynnön julkaisusta huhtikuussa sovellettavaksi tulevan hankintadirektiivin myötä?
Tarjouspyynnön muoto
Selvää on, että tarjouspyynnön voi vastaisuudessakin julkaista pdf-tiedostona hankintailmoituksen kyljessä tai ladata saataville vaikkapa hankintayksikön omille nettisivuille. Tämä riittää täyttämään direktiivin edellytyksen hankinta-asiakirjojen saatavuudesta sähköisessä muodossa.
Mitään erillistä sähköistä järjestelmää tarjouspyyntöjen julkaisuun ei siis direktiivin myötä tarvita.
Ja jälleen muistutan, että hankintadirektiivi koskee ainoastaan EU-kynnysarvot ylittäviä hankintoja tarjouspyyntöineen.
Tarjouspyyntö mukaan menettelyn alussa
Pääsääntöisesti tarjouspyyntö julkaistaan tälläkin hetkellä jo hankintailmoitusten yhteydessä – avoimessa menettelyssä.
Sen sijaan rajoitetussa menettelyssä ja neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö on saanut ostettua hieman lisäaikaa tarjouspyynnön laatimiseen osallistumispyyntöjä odotellessaan.
Huhtikuun 18. päivänä sovellettavaksi tulevassa direktiivissä lähtökohta on, että tarjouspyyntö julkaistaan kaikissa menettelyissä jo kilpailutuksen alkuvaiheessa.
Tarkemmin sanottuna kaikissa kilpailutuksissa on hankintailmoituksessa kerrottava ”sähköposti- tai internetosoite, josta hankinta-asiakirjat ovat ilmaiseksi, rajoituksetta, suoraan ja kokonaan kaikkien saatavilla”. Hankinta-asiakirjan käsite on tässä sangen laaja: hankinta-asiakirjoja ovat mitkä tahansa asiakirjat, joissa on speksattu hankinnan kohdetta tai kuvattu menettelyä eli esimerkiksi nyt ainakin tarjouspyyntö ja sopimusluonnos.
Ilmaiseksi on selkeää, rajoituksettakin vielä jossain määrin ymmärrettävää. Mutta mitä tarkoittaa ”suoraan” kaikkien saatavilla? Onko asiakirjojen oltava heti tarjolla vai riittääkö, että asiakirjat ovat kyllä suoraan jossakin osoitteessa saatavilla, mutta vasta tuonnempana?
Hankintadirektiivin englanninkielinen versio on sanakäänteiltään selkeämpi: ”Information to be included in contract notices: Email or internet address at which the procurement documents will be available for unrestricted and full direct access, free of charge.” Rajoittamaton, täysi ja välitön saatavuus, maksutta.
Asiakirjojen on oltava osoitteessa (address at which) ja asiakirjoihin on oltava välitön pääsy (direct access).
Direktiivin myötä tarjouspyynnön on siis oltava saatavilla jo hankintailmoituksen julkaisun yhteydessä. Kaikille kiinnostuneille. Kaikissa menettelyissä.
Onko tätä hankintadirektiiviä tarkoitus soveltaa ollenkaan sellaisiin hankintoihin, joiden tarjouspyyntö sisältää tietoturva-asetuksen mukaisesti salassa pidettäväksi luokiteltua tietoa? Salassa pidettäviä tietoja ei voida tietenkään julkaista avoimesti nettiin kaikille hankintailmoitusvaiheessa osana tarjouspyyntöä. Rajoitetussa menettelyssä ja neuvottelumenettelyissä on pakko tehdä osallistumishakemusvaiheesta selvinneiden tarjoajaehdokkaiden ja hankintayksikön kesken turvallisuussopimukset, sekä salassa pidettävää aineistoa käsittelevistä henkilöistä turvallisuusselvitykset ja vaitiolositoumukset. Tätä ennen ei luokiteltua tarjouspyyntömateriaalia ole mahdollista luovuttaa. En löytänyt direktiivistä äkkiseltään tähän liittyvää poikkeamisoikeutta tuosta tarjouspyynnön täydellisestä julkaisemisesta. Varmaankaan kaikki luokiteltua tietoa sisältävät hankintamenettelyt eivät jatkossakaan mene PUTU-hankintalain alaan tai ei ei-julkiseksi hankinnaksi…?
Hyvä tarkennus, Tero! Tarjouspyynnön julkaisu avoimesti kaikille on pääsääntö. Tästä voi poiketa salassapitosyistä ja tietyissä muissa direktiivissä mainituissa tapauksissa (pienoismalleja, erikoisia tiedostomuotoja, laitteita yms.). Tarkemmat tiedot näistä artikloissa 53, 21 ja 22 sekä liitteellä V osassa C.
Kiitos tarkennuksesta! Tuolla 53 Artiklan 1 kohdan kolmannessa alakohdassahan tuo tosiaan onkin. Hätänen hakuyritykseni päivällä meni täysin mynkään :/.
Huomionarvoista näissä osittain ei-sähköisissä tarjoajille vähemmän valmisteluaikaa jättävissä menettelyissä on myös se, että tarjousten jättämisen määräaikaa on pidennettävä 5 päivällä minimistä tiettyjä kiireellisiä tapauksia lukuunottamatta.