Kirjoitin viime viikolla Helsingin uusista kaupunkipyöristä, Alepa-fillareista. Hankinta on tehty hintaa ja laatua pisteyttämällä – hankintatermein valintaperusteena on siis ollut kokonaistaloudellinen edullisuus.

Miten tätä laatua on käytännössä arvioitu eli mitä hankinnassa on toivottu, arvostettu ja miten se on pisteytetty?

Kaupunkifillarien lisälaatu

Vertailussa huomioitavan laadun tarjoaminen on vapaaehtoista. Toisin sanoen tarjoaja voi kilpailla hinnalla ja olla tarjoamatta lainkaan pisteytettävää lisälaatua. (Miten se vaikuttaa hankintaan – ks. aiempi kirjoitukseni Taasko halvin hinta voittaa!) Jos tarjoaja tarjoaa lisälaatua, sen on sisällyttävä hintaan.

Kaupunkipyöräjärjestelmän hankinnassa hinta on ratkaissut 60 %, laatu 40 %. Laatua on arvioitu teknisten ominaisuuksien, käytettävyyden, toteutuksen sekä ylläpidon ja kehittämisen näkökulmasta.

Tarkemmin katsottuna laatupisteitä on saanut näin:

• pyöräasemat eivät vaadi kaivuutöitä (2 pistettä),
• kaikki pyörät ovat sähköavusteisia (5 p),
• innovatiivisuus; etenkin käyttökokemusta parantavat innovaatiot (6 p),
• mahdollisuus paikantaa palauttamatta jääneet pyörät (1 p),
• 24/7 toimiva Call Center (1 p),
• kaikki pyöräasemien rakenteet poistetaan talvikunnossapitoa varten (2 p),
• tarjoajalla on tuotekehitysyksikkö, joka kehittää myös ”Helsingissä käyttöön otettavia uusia teknisiä ominaisuuksia” (1 p),
• tarjoajalla on järjestelmän kehittämissuunnitelma (2 p),
• pyörän voi palauttaa myös täyden aseman läheisyyteen (3 p),
• pyörän ja käyttöönoton käyttömukavuus ja helppous – arvioitu käyttäjätestillä (12 p),
• toteutusvaiheeseen nimetään kokenut projektipäällikkö (2 p),
• suunnittelu- ja lupaprosessiin nimetään kokenut vastuuhenkilö (2 p) sekä
• uskottava, kattava projektisuunnitelma (1 p).

Vertailtavien seikkojen runsaasta määrästä huolimatta tarjoajien väliset piste-erot ovat marginaaliset. Tarjoajat ovat saaneet laatuarvioinnissa 31,75 pistettä, 33 pistettä ja 33,34 pistettä. Painotuksella (40 %) huomioidut lopulliset laatupisteet ovat 40 pistettä, 39,59 pistettä ja 38,09 pistettä.

Vertailun vuoksi: hinnan vertailupisteet ovat 38,85 pistettä, 44,43 pistettä ja 60 pistettä. Käytännössä tarjousten ero perustuu siis hintaan.

Mistä tämä mahdollisesti johtuu?

Laatuvertailun ehdottomuus

Fillarikisan laatuperusteet ovat jossain määrin ehdottomia: kaikki pyörät eivät ole sähköavusteisia = 0 pistettä vs. kaikki pyörät ovat sähköavusteisia = 5 pistettä; nimetyillä henkilöillä ei ole kokemusta hankintaa vastaavan projektin läpiviennistä = 0 pistettä vs. kokemusta on = 2 pistettä; Call Center toimii arkisin ja viikonloppuisin tiettyinä kellonaikoina = 0 pistettä vs. palvelu pelaa 24/7 = 1 piste.

Pisteytys on melko mustavalkoista – lisäarvoa joko on tai ei ole, mutta harmaa alue puuttuu. Olisiko osa pyöristä voinut olla sähköavusteisia? Toisiko vähäinenkin kokemus pisteen ja runsaampi pari? Voisiko iltamyöhään asti toimiva asiakaspalvelu yltää lisäpisteisiin? Ja niin edelleen.

Nyt lopputulos on, että pyöräaseman kaivuutöitä, toteutusvaiheen projektipäällikköä ja käyttäjätestiä lukuun ottamatta tarjoajat ovat saaneet joka kohdasta tismalleen samat pisteet. Käyttäjätestinkin kohdalla piste-ero on vain 1 piste (paras 12 p, muut 11 p).

Laatuvertailun suurpiirteisyys

Valtaosa laatuvertailun perusteista on kuvattu tarjouspyynnössä asianmukaisesti ja selkeästi. Innovatiivisuuden ja käyttäjäkokemuksen vertailu jättää kuitenkin toivomisen varaa.

Innovatiivisuutta (max 6 pistettä) on arvioitu pyytämällä enintään kuusi tarjoajan kuvaamaa ”teknistä ratkaisua”. ”Ratkaisuissa arvostetaan erityisesti sitä, että ne parantavat loppukäyttäjän käyttökokemusta = enintään 6 pistettä.” 

Erityisesti? Arvostetaanko muutakin ja mitä ylipäätään tarkoitetaan loppukäyttäjän käyttökokemuksen innovatiivisuudella? Entäpä onko jokaisesta ratkaisusta saanut yhden pisteen ja kuudesta ratkaisusta maksimipisteet vai onko jo yksi ratkaisu voinut sisältää useita osia ja enemmän pisteitä? Tarjoajien tarjoama innovatiivisuus on liike- ja ammattisalaisuuksien piilossa. Kaikki ovat saaneet kohdasta täydet pisteet.

Käyttäjänäkökulmaa (max 12 pistettä) on arvioitu testaamalla tilaajalle toimitettua mallifillaria ja pyörätelinettä. Tarjouspyynnön mukaan arviointiryhmä on huomioinut ”pyörän käyttöönoton ja jättämisen mukavuuden ja helppouden”. Tässä kohdassa on arvioitu etenkin sitä, onko pyörän ”ajettavuus ja käsittely helppoa ja turvallista ja onko esimerkiksi pyörän väliaikainen lukitseminen helposti tehtävissä”. Miten mukavuus määritellään? Mikä on turvallista pyörän käsittelyä? Miten paljon kustakin osa-alueesta on voinut saada pisteitä? Minkälaista osaamista arviointiryhmään on kuulunut? Pisteytyksen yhteydessä on todettu myös näin:

”Pyörän käytettävyyden testauksen tarkkoja kriteereitä ei kerrota etukäteen tarjoajille testauksen objektiivisuuden varmistamiseksi.”

Auts.

Vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan tarjouspyynnöstä on käytävä selkeästi ilmi, miten vertailu tehdään eli mitkä seikat huomioidaan, mitä arvostetaan ja miten pisteitä voi saada. Reilua – ja hankintayksikköä velvoittavaa.